Meine 5 einfachen Regeln, damit es mit den verteilten Teams richtig gut klappt

Entrepreneure haben oft ein Team, von dem manche Mitglieder vor Ort sitzen und andere in alle Himmelsrichtungen verstreut sind. Oft führt das dazu, dass die Zusammenarbeit holprig ist, auch weil sich die Teammitglieder, die nicht am selben Ort sind, ausgegrenzt fühlen. Aber wie vermeidest du das?

Die Situation

Wenn du gewisses Know-how brauchst und nicht gerade an einem Ort wie Berlin, London oder New York lebst, wo du, wenn du es dir leisten kannst, fast jede Art von Wissen einkaufen kannst, dann kommst du oft nicht darum herum, ein Teammitglied anzuheuern, das irgendwo in der Welt wohnt und arbeitet, aber eben nicht an deinem Firmenstandort. Das Gleiche gilt, wenn dein Budget begrenzt ist. Und schon hast du den Anfang zu einem globalen Team gemacht.

Ein virtuelles Teammitglied ist per Definition jemand, der nicht in deinem Büro sitzt, sondern zum Beispiel von zu Hause aus arbeitet. Dabei spielt es keine Rolle, ob dieses Zuhause im Nachbarort oder am anderen Ende der Welt ist.

Der Vorteil ist an sich klar. Du bekommst das Wissen, das du brauchst, oftmals zu einem niedrigeren Preis und du sparst dir Bürofläche, da du weniger Leute vor Ort hast.

Deine Teammitglieder sind zufriedener, denn sie können dort wohnen und arbeiten, wo sie wollen. Außerdem sparen sie sich die Fahrt zur Arbeit und arbeiten deshalb besser und effizienter.

Oder?

Das Problem

Virtuelle Teammitglieder fühlen sich oft ausgegrenzt. Informationen fließen nicht so, wie sie sollten, Missverständnisse häufen sich und deshalb kriegst du einfach nicht die Leistung, die du dir vielleicht vorstellst. Deshalb heißt es ja oft auch, dass permanentes Homeoffice nicht funktioniert. Aber stimmt das tatsächlich?

5 einfache Regeln, damit es mit den globalen Teams richtig gut klappt

Es gibt ein paar ganz einfache Gewohnheiten, die du einführen kannst, um dieses Problem zu beheben. Und obendrein sparen auch deine Teammitglieder vor Ort Zeit und Nerven.

Regel 1: Sei empathisch und verständnisvoll

Wie schon gesagt, du wolltest ja das Know-how genau zu dem Preis, deshalb hast du das Teammitglied vom anderen Ende der Welt ja überhaupt an Bord geholt. Jetzt geht es darum, dass sich dein neues Teammitglied verstanden fühlt.

Also zeige Verständnis, erkundige dich wie es so geht, welche Probleme es gibt und was du beitragen kannst, um sie zu lösen oder die Dinge zumindest angenehmer zu gestalten. Es ist dein Job, kulturelle Unterschiede zu überbrücken und technische Hindernisse aus dem Weg zu räumen.

Und um einen besseren Einblick in die Welt des Homeoffice zu kriegen, empfehle ich dir, selbst ein paar Tage vom Homeoffice aus zu arbeiten und wenn möglich sogar von einer anderen Zeitzone aus. Da werden dir einige Dinge, über die du vielleicht im Büro nicht so nachdenkst, sehr schnell auffallen.

Regel 2: Vermeide Stehgreifmeetings am Schreibtisch

Es ist eine Unart in vielen Firmen. Ich brauche eine Entscheidung, also laufe ich mal eben zum Kollegen nach nebenan und bespreche das mit ihm. Das ist auch im nicht-virtuellen Kontext eine problematische Angelegenheit, denn

• Solche Entscheidungen aus einer Laune heraus werden selten vernünftig dokumentiert und nachher weiß niemand mehr, wer was warum entschieden hat.
• Wenn du zu jemandem an den Schreibtisch läufst, reißt du ihn aus seiner aktuellen Tätigkeit heraus und zwingst ihn dazu, sich mit etwas ganz anderem zu beschäftigen. Das kostet Zeit, Energie und letztendlich auch Geld.

Wenn jetzt 2 Teammitglieder im selben Büro sitzen und 1 Teammitglied woanders arbeitet, dann schließt du das Teammitglied, das eben nicht bei dir im Büro sitzt, aus. Der Dritte im Bunde hat keine Chance, etwas zur Entscheidung beizutragen. Kein gutes Gefühl.

Natürlich müssen so kurze Absprachen auch mal sein. Wie wäre es dann mit einem kurzen Videocall über Skype oder einem Treffen im Chat? Da hat jeder die Möglichkeit teilzunehmen und sein Scherflein beizutragen.

Klingt vielleicht seltsam, denn ist anders als bisher. Bevor du das aber ablehnst, probiere es doch einfach mal aus.

Regel 3: Wenn einer per Video teilnimmt, nehmen alle per Video teil

Es ist einfach unfair, wenn eine ganze Reihe von Leuten im selben Konferenzraum sitzt und nur einer oder zwei per Video teilnehmen. Denn wenn eine Gruppe von Menschen um einen Tisch herumsitzt, findet automatisch auch eine Menge nonverbale Kommunikation statt.

Derjenige, der von draußen zugeschaltet wird, hat keine Chance irgendetwas wahrzunehmen, denn er sieht ja immer nur einen Teilnehmer, wenn die Kamera zoomt oder alle, wenn sie das nicht kann, dann aber nur als winzige Stecknadelköpfe. Und wenn er ganz viel Pech hat, ist die Kamera gar nicht eingeschaltet, und er kann nur raten, wer gerade spricht.

Ein paar konkrete Problempunkte, damit du das besser verstehst:

• Jemand, der von außen teilnimmt, hat kaum eine Chance, die anderen freundlich zu unterbrechen, um einen Beitrag zu leisten. Er muss dem Sprecher ins Wort fallen.
• Wenn etwas Witziges im Raum passiert und alle lachen, ist das natürlich blöd für die, die davon nichts mitgekriegt haben, weil sie halt eben nicht im Raum sind.
• Wenn einer der Teilnehmer sehr leise spricht oder das Mikrofon ungünstig steht, dann ist es schwierig etwas zu verstehen und der Externe bekommt nur die Hälfte mit.
• Mimik und Gestik – wichtige Bestandteile der Kommunikation – bekommt der Externe nicht in gleichem Maße mit wie die im Raum anwesenden. Für ihn ein klarer Nachteil.

Wenn dagegen jeder an seinem eigenen Schreibtisch sitzt, dann spielen alle auf dem gleichen Spielfeld. Der Ton für diejenigen, die von außerhalb teilnehmen, ist viel besser, und jeder sieht das Gesicht des sprechenden Teilnehmers in groß. Es sind einfach alle gleich und das sorgt dafür, dass sich die virtuellen Teammitglieder genauso eingebunden fühlen, wie alle anderen.

Also, auch wenn sich’s für die vor Ort komisch anfühlt: Muss einer per Video zugeschaltet werden, dann müssen auch alle anderen per Video kommunizieren. Und eben nicht mit Kaffee und Keksen gemütlich im Besprechungsraum sitzen. Sie gewöhnen sich schon dran.

Regel 4: Akzeptiere asynchrone Kommunikation

Was soll denn nun wieder asynchrone Kommunikation sein? Nun, das bedeutet, dass du eine Frage zum Beispiel per E-Mail stellst und nicht gleich eine Antwort bekommst. Warum das?

Deine globalen Teammitglieder haben einfach andere Arbeitszeiten als du. Da ist der Programmierer in Indien oder den USA, dein Designer in Australien oder Teile deines Marketing-Teams in England und so weiter und so fort. Oder jemand im Team hat Kinder und arbeitet eben nur morgens von 8 bis 13 und abends ab 21 Uhr, damit er oder sie Zeit für ihre Kinder hat. Das sind die Regeln in virtuellen Teams. Die Tatsache, dass sich völlig unterschiedliche Leute zusammenfinden, ist auch immer eine Chance.

Daraus ergeben sich ein paar Punkte, die du beachten solltest:

1. Keine Last-Minute Entscheidungen, denn du bekommst auf deine Fragen eben nicht sofort eine Antwort. Der Vorteil? Meist werden wesentlich überlegtere Entscheidungen getroffen, was am Ende Zeit und Geld spart.
2. Meetings werden im Voraus geplant. Meist ist es sogar so, dass es festgelegte Besprechungszeiten gibt, auf die sich jeder einstellen kann. Der riesen Vorteil davon ist, dass niemand eben mal so aus einer wichtigen Aufgabe gerissen wird, und damit sind alle viel effizienter.
3. Nicht einfach so den Telefonhörer in die Hand nehmen. Vielleicht schläft dein Kollege gerade, denn es ist eben nur bei dir morgens um 10, bei ihm aber vielleicht mitten in der Nacht.

Regel 5: Nutze die richtigen Werkzeuge

Heute gibt es viele Werkzeuge, die du zum virtuellen Arbeiten nutzen kannst. Wichtig ist, dass die Information zirkuliert und alle auf dem gleichen Stand bleiben.

Wenn du die Kommunikationswerkzeuge planst, solltest du ein paar Sachen berücksichtigen.

1. Den Internetzugang deiner Teammitglieder. Klar sollten alle Internet haben, aber es gibt eben große Geschwindigkeitsunterschiede und deine Werkzeuge müssen darauf abgestimmt sein.
2. Es muss Spaß machen und einfach sein, die Werkzeuge zu benutzen. Zum Beispiel Trello oder Asana, um Aufgaben zu verwalten, zuzuteilen und die Erledigung zu kontrollieren.
   Ein super tolles Tool mit endlos vielen Funktionen nutzt nichts, wenn es alle nur widerstrebend benutzen.
3. Nutze, was schon da ist und deine Teammitglieder kennen. Zum Beispiel geschlossene Facebookgruppen zum lockeren Austausch oder Skype/ Google Hangouts für Videokonferenzen.

Jetzt bist du dran!

Mich würde interessieren welche Erfahrungen du privat und im Beruf mit globalen Teams gemacht hast. Genau genommen wird ja sogar deine Familie ein globales Team, wenn z.B. deine Kinder im Ausland studieren oder ein Praktikum machen, oder wenn du selbst auf Geschäftsreise bist.

Was für Werkzeuge nutzt du, um in Kontakt zu bleiben? Oder um Informationen zu teilen?

Klappt das?

Ich würde mich auch über weitere Tipps von dir freuen, was den Umgang mit globalen Teams angeht.

Bitte schreib mir deine Erfahrungen und Tipps unten in die Kommentare oder schicke mir über unser Kontaktformular eine Nachricht. Ich beantworte alle Nachrichten auf jeden Fall persönlich.