Die wichtigste Tätigkeit eines Entrepreneurs ist es, an Besprechungen (heute sagt man dazu „Meetings“) teilzunehmen. Dabei ist es unbedingt notwendig, dass sich die eingeladenen in deinem Meeting wohl fühlen. Denn es gibt nichts Schlimmeres, als wenn man zu einer Besprechung eingeladen ist, nichts Böses ahnt und sitzt kaum eine halbe Stunde später mit einem Berg Arbeit wieder am Platz. Besprechungen mit Folgen sind eine Quelle ständiger Angst und Frust bei vielen Managern und Mitarbeitern. Das muss nicht sein. Entscheidniks zeigt wie’s besser geht.

Das war jetzt wirklich eine gelungene und harmonische Besprechung. Es gibt immer wieder Leute, die es schaffen, dass jeder gerne zu ihren Besprechungen geht und nachher mit dem wohligen Gefühl, ein paar schöne Stunden mit Kollegen verbracht zu haben, wieder an seinem Schreibtisch sitzt. Mit ein bisschen Glück ging die Besprechung sogar so lange, dass es dann schon langsam an der Zeit ist, sich auf den wohlverdienten Feierabend vorzubereiten.

An dieser Stelle möchte ich für die, die es noch nicht bemerkt haben, anmerken, dass dieser Blogartikel von Ironie trieft und ich auf gar keinen Fall ernst genommen werden möchte !!! Will heißen, die folgenden sogenannten Tricks stellen Dinge dar, die ihr künftig unbedingt vermeiden solltet, wenn ihr eine wirklich erfolgreiche Besprechung durchführen wollt.

Aber was sind jetzt eigentlich die Tricks für wirklich schön folgenlose Besprechungen?

Trick 1: Die richtige Einladung und das richtige Timing wählen

Du solltest den Titel deiner Besprechung bei der Einladung möglichst vage halten. Der Titel „Besprechung Projekt XY“ reicht völlig aus. So können viele Themen erörtert werden und die Teilnehmer der Besprechung sind in ihren Beiträgen völlig frei.

Außerdem solltest du auf jeden Fall verhindern, dass sich jemand konkret vorbereiten kann. Es ist also wichtig, keine Agenda mitzuschicken. Es gibt nichts Schlimmeres als Leute, die mit konkreten Themen in einer Besprechung auftauchen und womöglich auch noch eine Entscheidung erzwingen wollen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass wirklich beschäftigte Zeitgenossen, die bei jeder Besprechung mit drängelnden Hinweisen wie „wenn wir jetzt mal zum Punkt kommen könnten“ die Stimmung verderben, solche Besprechungen meiden wie der Teufel das Weihwasser.

Was die Uhrzeit angeht, so eignet sich am besten die Zeit nach dem Mittagessen. Die Menschen sind nach dem Besuch der Kantine noch in bester Stimmung und haben das eine oder andere Thema, wie zum Beispiel die Chancen für Bayern beim Spiel gegen Schalke noch nicht vollends zu Ende diskutieren können. Und diejenigen, die nach Hackbraten oder Currywurst den Wunsch nach einem kleinen Nickerchen verspüren, können dem ungestört nachkommen. Dafür sollte jeder Besprechungsleiter Verständnis haben.

Eine Zumutung sind Termine am frühen Morgen, für die manche Teilnehmer womöglich sogar früher aufstehen müssten als gewohnt. Ungeeignet sind auch Termine zu spät am Nachmittag, beispielsweise gegen 16 Uhr. Da sorgt dann der nahe Feierabend für Zeitdruck und die Besprechung geht womöglich früher zu Ende als nötig.

Als Tag empfehle ich stets den Donnerstag, wenn das herannahende Wochenende reichlich Gesprächsstoff bietet. Der Freitag hingegen ist ungeeignet, da viele Teilnehmer dann früher Feierabend machen möchten. Der Montag ist auch ein guter Tag, da man dann über die Erlebnisse des vergangenen Wochenendes reflektieren kann. Außerdem ist es gut, sich nach dem Schock des Montagmorgens ein wenig Erholung zu gönnen.

Trick 2: Möglichst viele und vor allem die richtigen Leute einladen

Für gelungene, folgenfreie Besprechungen ist es wichtig, dass eine ausreichende Anzahl Gesprächspartner vorhanden ist. Also solltest du viele Leute einladen. Es sagen ja doch immer mal wieder Teilnehmer ab, und nichts ist blöder, als plötzlich nur zu zweit oder zu dritt dazusitzen. Es könnte dir der Gesprächsstoff ausgehen.

Wähle die eingeladenen so aus, dass auf jeden Fall auch welche dabei sind, die garantiert nichts zum eigentlichen Thema beizutragen haben. Es gibt in jeder Firma Kollegen, die für spannende Erzählungen bekannt sind. Ein oder zwei von denen sollten unbedingt auf deiner Liste stehen.

Du darfst auf keinen Fall Vorgesetzte der anwesenden einladen. Ein Manager im Raum und der untergebene wird zum stummen Fisch, oder noch schlimmer, will sich plötzlich als dynamischer Besprechungsschreck profilieren. Wo er doch sonst ein so umgänglicher Zeitgenosse ist. Aber Beobachtung von oben verändert eben oft selbst die besten Menschen zum schlechten hin.

Falls du doch einen Vorgesetzten einladen musst, dann kläre auf jeden Fall vorher mit seiner Assistentin, wann er außer Haus Termine hat und lege deine Besprechung entsprechend dahin. Dann ist gesichert, dass er leider absagen muss.

Trick 3: Sorge für Bewirtung

Die Unsitte in vielen Firmen, die Besprechungsteilnehmer verdursten und verhungern zu lassen, ist der Todesstoß für die Besprechungskultur. Kein Mensch unterhält sich gerne, wenn er dabei nicht ein bisschen was knabbern und trinken kann. Deshalb musst du für Getränke und Knabberkram sorgen.

Gottseidank gibt es einen Trick, wie du dieses Problem lösen kannst, falls es bei deinem Arbeitgeber nichts zu essen und zu trinken gibt. Lade externe Teilnehmer ein. Bei vielen Firmen wird bei Besprechungen mit externen Teilnehmern wie Lieferanten, Kunden und Beratern immer noch Kaffee und Gebäck angeboten. Dies solltest du nutzen.

In manchen Firmen sind immerhin die Getränke, wie Kaffee oder Tee, für Mitarbeiter kostenlos. Da viele Besprechungsteilnehmer vergessen sich auszustatten, solltest du in weiser Voraussicht für deine Besprechungsteilnehmer sorgen und Getränke bereitstellen.

Das Gebäck wirst du möglicherweise aus eigener Tasche zahlen müssen. Aber wenn du geschickt einkaufst, müsstest du eigentlich mit ein oder zwei Euro pro Besprechung auskommen. Das ist doch ein geringer Preis für ein paar schöne Stunden in netter Gesellschaft.

Trick 4: Erscheine selbst zu spät

Die meisten Teilnehmer kommen zu spät zu Besprechungen, das ist bekannt. Also musst du sicherstellen, dass du auf jeden Fall nicht der erste bist. Bist du pünktlich oder gar zu früh und hast schon deinen PC und den Beamer angeschlossen bevor die ersten Teilnehmer erscheinen, so fühlen sich viele Teilnehmer unter Druck gesetzt und Gespräche werden im Keim erstickt.

Es ist also wichtig, nicht zu früh aber auch nicht zu spät zu erscheinen. Kommst du viel zu spät, denken die Teilnehmer vielleicht, die Besprechung wäre abgesagt und gehen wieder. Das wäre eine Katastrophe.

Eine Viertelstunde Verspätung hat sich als ideal erwiesen. Die anderen Teilnehmer hatten Zeit sich kennen zu lernen, und die Gespräche sind in vollem Gange. Damit der Gesprächsfluss nicht unterbrochen wird, solltest du so etwas sagen wie „Bitte lassen Sie sich durch mich nicht stören. Ich brauche bestimmt noch 5 Minuten, um meinen PC anzuschließen.“

Jetzt kannst du in Ruhe deinen Rechner starten und gleichzeitig schon mal mit den Kollegen warm werden.

Trick 5: Verzichte auf ein Protokoll

Auf die Agenda hast du ja bereits verzichtet. Für eine rundum gelungene, folgenlose Besprechung solltest du jetzt noch das Protokoll weglassen. Nach einer Besprechung ein Protokoll mit Todo’s zu bekommen, ist ein Horror für jeden Teilnehmer. Als fürsorglicher Organisator solltest du deinen Teilnehmern das nicht antun.

Ohne Protokoll kann jeder selbst entscheiden, was er wann tun möchte. Es gibt immer Aufgaben, die man gerne tut und solche, die man eher vermeiden möchte. Wenn du so nett warst, auf ein Protokoll zu verzichten, haben deine Teilnehmer die Wahl. Lieber die vom Chef angeordnete Auswertung der Abwesenheitsstunden? Oder lieber die viel dringendere Internetrecherche zu geeigneten Locations für das Kick-off Meeting aus deiner Besprechung? Sie dürfen sich die reizvollere Aufgabe aussuchen. Das ist doch viel motivierender als vorgegebene und kontrollierbare Termine.

Auch du selbst wirst feststellen, dass du viel weniger gestresst bist, wenn du weißt, dass bis zur nächsten Besprechung kaum etwas gemacht sein wird. Worüber sollte man denn sprechen, wenn alles erledigt wäre? Ich habe einmal den Spruch gelesen: „Es ist nicht die Zeit, die rast, sondern wir gebärden uns wie rasende in der Zeit.“ Eine Besprechung ohne Protokoll sorgt für ein bisschen weniger Raserei.

Das Wichtigste im Schnelldurchlauf

Es ist recht einfach, angenehme und garantiert folgenfreie Besprechungen zu organisieren, wenn man diese 5 Tricks beherrscht.

1.) Die richtige Einladung und das richtige Timing wählen

2.) Möglichst viele und vor allem die richtigen Leute einladen

3.) Sorge für Bewirtung

4.) Erscheine selbst zu spät

5.) Verzichte auf ein Protokoll

Ich habe übrigens in letzter Zeit die Erfahrung machen dürfen, dass die meisten meiner Tricks auch für Online-Meetings funktionieren. Besonders wenn die Leute vom Homeoffice arbeiten, können sie sich ein kuscheliges Umfeld schaffen und sich selbst mit ihren Lieblingskeksen und frisch gebrühtem Kaffee versorgen. Das spart dir obendrein die Ausgaben für die Bewirtung.

Jetzt bist du dran!

Nach diesem Artikel vermutlich die dämlichste Überschrift, die du dir vorstellen kannst.

Wie du hoffentlich gemerkt hast, war der Artikel nicht ernst gemeint, aber nach der Besprechung von letzter Woche konnte ich einfach nicht anders. Wie ist es bei dir? Warst du auch schon in Besprechungen, von denen du nachher sagen konntest: „Wofür war die jetzt nochmal gut?“

Was haben die Organisatoren gemacht, damit nichts aber auch gar nichts bei der Besprechung herauskam? Ich freue mich auf deine Kommentare. Schreib sie bitte unten in die Kommentare oder schicke mir über unser Kontaktformular eine Nachricht. Ich beantworte alle Nachrichten auf jeden Fall persönlich.