Alles hat einen Anfang, wenn ein Kunde dir einen Auftrag für ein neues Projekt erteilt, dann brauchst du einen ordentlichen Projektauftrag. Denn wenn schon der Start nicht passt, dann kann das ganze Projekt zum Desaster werden. Auch wenn du als Entrepreneur oder Gründer gerade erst startest und du selbst noch CEO, Mitarbeiter, Projektleiter, Projektsponsor und Putzfrau in einer Person bist, lohnt es sich, einen Projektauftrag zu erstellen. Warum? Lies weiter!

Da hat Gurufiks absolut recht. Ein Projektauftrag ist der Startpunkt eines Projektes. Wenn der schon nicht sauber formuliert und durchdacht ist, hat das Projekt von vornherein Schluckauf. Ein Projekt mit Schluckauf bedeutet immer Stress mit dem Auftraggeber. Wenn der Auftrag zu wischiwaschi formuliert ist, weißt du nicht, was dein Kunde genau erwartet und kannst demzufolge die Erwartung nicht erfüllen. Also lohnt es sich, dass du zusammen mit deinem Kunden vorab ein bisschen Energie in die Entwicklung des Projektauftrags steckst.

Übrigens muss der Auftrag für ein neues Projekt nicht zwangsläufig von außen, von einem Kunden, kommen. Auch deine eigenen Projekte, wie z.B. der Launch eines neuen Online-Trainings, die Veröffentlichung deines neues Buches, ein Congress, ein Mastermind, was auch immer, brauchen klare Projektaufträge. Auch du selbst musst dir schließlich Rechenschaft darüber ablegen können, wann du ein solches Projekt als Erfolg bezeichnen kannst und wann es abgeschlossen ist. Einfach mal loslegen ist nie eine gute Idee. Mach dir selbst Vorgaben und leg die Eckdaten für dein Projekt fest. Das hilft dir auch, wenn es dann darum geht, dass du externe Dienstleister oder Lieferanten für dein Projekt brauchst.

Was sollte eigentlich alles in einem Projektauftrag stehen?

Der Projektauftrag oder auf englisch project charter ist das Dokument, das dir die Richtung für dein Projekt und die groben Eckdaten vorgibt. Der Projektauftrag ist also kein Platz für die feinen Details. Aus diesem Projektauftrag entstehen dann alle weiteren Planungen. Dazu gehören beispielsweise die Umfangsplanung, Kostenplanung, Zeitplanung und Risikoplanung. In diesen Planungen wirst du dann die Informationen aus dem Projektauftrag verfeinern. Die Basis, das Fundament aber ist der Projektauftrag.

Das gehört in den Projektauftrag:

• Zweck des Projekts. Also warum um alles in der Welt sollst/willst du das überhaupt machen?
• Messbare Zielvorgaben und Erfolgskriterien. Wann wird man das Projekt als Erfolg werten? Ganz wichtig, damit auch dein Kunde erkennt, dass du einen ordentlichen Job gemacht hast.
• Top Level Projektanforderungen, sprich wie sind die Anforderungen des Kunden? Also zum Beispiel, in welchen (Katastrophen-) Fällen muss der Kunde informiert werden?
• Aussagekräftige Projektbeschreibung und die Grenzen des Projekts.
  Was soll gemacht werden? Was sind die Liefergegenstände? Was gehört eben gerade nicht mehr zum Projekt?
  Hier musst du sehr genau aufpassen, dass sich im Laufe des Projektes nicht zusätzliche Umfänge einschleichen. Umfänge, die nicht ursprünglich zum Projektauftrag gehören, solltest du konsequent ablehnen, da sie das Projekt verzögern, aufblasen und verteuern. Will der Kunde sie unbedingt, muss neu verhandelt werden, denn dann brauchst du einen neuen Projektauftrag.
• Annahmen und Einschränkungen. Welche Annahmen wurden getroffen? Das fängt bei so was banalem wie der Inflationsrate an. Dazu gehört aber auch der Zeitpunkt, zu dem eine für das Projekt erforderliche Technologie verfügbar wird, die es möglicherweise noch nicht gibt.
• Welche großen Risiken gibt es, die Einfluss auf den Erfolg des Projekts haben können?
• Was sind die Meilensteine des Projekts?
• Welches Budget hast du für das Projekt? Dazu gehört nicht nur der Materialeinkauf, sondern auch beispielsweise, wie viele Stunden dein Team daran arbeiten darf.
• Stakeholder Liste. Wer ist in irgendeiner Weise von dem Projekt betroffen?
• Anforderungen zur Abnahme des Projekts. Ganz wichtig! Wann gelten das Projekt und auch die verschiedenen Liefergegenstände, das können übrigens auch Dienstleistungen sein, als abgenommen? Genauso wichtig, wer unterschreibt die Produktabnahme und die Projektabnahme? Sprich, wer klopft dir nachher auf die Schulter und sagt „Ist gut so.“, oder eben auch nicht. Derjenige, der die Projektabnahme unterschreibt, kann übrigens im umgekehrten Fall auch das Projekt als gescheitert erklären und „einstampfen“.
• Zugewiesener Projektleiter, also du. Deine Befugnisse und deine Verantwortung, sprich, was darfst du und was nicht.
• Name und Position des Projektsponsors beim Kunden, also desjenigen, der das Projekt startet und beendet, sowie aller anderen Personen, die das Projekt, Teile davon und die Produkte genehmigen oder auch abnehmen.

Die Zutaten für den Projektauftrag

Damit das Projekt dir als beauftragtem Projektleiter auch schmeckt, müssen schon die richtigen Zutaten in den Projektauftrag. Ansonsten macht der nächste Schritt umso mehr Mühe.

Die Leistungsbeschreibung

In der Leistungsbeschreibung, die oft auch mit SOW oder Statement of Work abgekürzt wird, steht genau drin, was durch das Projekt erreicht werden soll und warum. Du brauchst das, damit du später deine diversen Projektmanagementpläne erstellen kannst. Wenn du nicht genau weißt, was du abliefern sollst, wie sollst du dann planen, wie lange es dauert, wie viele Leute du brauchst und was es kosten wird und so weiter und so fort.

Geht es um eine neue Dienstleistung, ein Produkt, vielleicht eine Reorganisation? Was auch immer. Wichtig ist, dass möglichst genau beschrieben wird, was herauskommen soll.

Der Business Case

Nachdem das Was geklärt ist, klärt der Business Case das Warum. Anhand des Businesscase entscheiden das Top-Management und auch der Projektsponsor beim Kunden, ob sich ein Projekt lohnt und durchgeführt werden sollte. Ja, du liest richtig. Du magst zwar schon den Auftrag für das Projekt haben, und du wirst auch mit den bereits genannten Schritten anfangen, aber der Kunde kann jetzt immer noch entscheiden, dass ihm das alles doch zu teuer wird oder sich nicht rentiert und alles abblasen. Dann bekommst du deine Dienstleistung eben nur bis zu diesem Punkt bezahlt.

Folgende Dinge stehen normalerweise in einem Businesscase:

• Woher kommt der Bedarf, z.B. eine Kundenanfrage, eine Marktuntersuchung, Anpassung an den technologischen Fortschritt, Umweltauflagen etc.?
• Welche Vorteile sind zu erwarten, wenn das Projekt erfolgreich umgesetzt wird?
• Was darf das Projekt kosten, damit sich der ganze Spaß lohnt?
• Was sind die größten Risiken im Projekt? Zu den Risiken gehören neben der Technologie oft auch juristische Probleme, Gesetze oder erforderliche Genehmigungen.
• Was ist die Unternehmensstrategie hinter dem Ganzen?

Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, dass das Projekt entsprechend der Leistungsbeschreibung liefert und der Businesscase so wie geplant eintritt.

Normalerweise wird der Businesscase im Laufe des Projektes regelmäßig überprüft. Nur um sicher zu gehen, dass Projekt, Leistungsbeschreibung und Businesscase noch sinnvoll sind. Ein Projekt, das einen nicht mehr sinnvollen Businesscase erfüllt, muss modifiziert oder eingestellt werden.

Vereinbarungen, Verträge

Der Businesscase und die Leistungsbeschreibung existieren natürlich nicht aus dem Nichts. Da gibt es Vereinbarungen, Verträge etc., die das ganze stützen.

Das kann zum Beispiel eine Kundenanfrage sein (hiermit meine ich ein Kunde deines Kunden), oder auch schon eine fertige Bestellung. Das kann aber auch ein Angebot eines Dienstleisters oder Lieferanten sein, ein Vorvertrag mit einer Behörde oder auch eine E-Mail.

Als Projektleiter musst du wissen, auf welcher Basis das Projekt aus der Taufe gehoben wurde und wer was wann genau geschrieben, unterschrieben oder gesagt hat. In einem Projekt wird es immer Probleme geben und es ist wichtig, dass du dann genau weißt, was da drin steht.

Ich will dir ein Beispiel geben:

Nehmen wir an, dein Projekt besteht aus der Entwicklung von Teilen für einen Autohersteller. Die Teile sind lackiert und in den Vereinbarungen steht, dass es 3 verschiedene Farben geben soll. Du suchst also eine entsprechende Lackieranlage aus. 2 Jahre später stellst du bei einem Blick in die Farbliste fest, dass aus den 3 Farben 10 geworden sind.

Du rufst also den aktuellen Ansprechpartner bei deinem Kunden an und schilderst ihm das Problem. Da die gesamte Mannschaft beim Kunden inzwischen ausgetauscht wurde, kann/will sich natürlich keiner mehr daran erinnern, was damals in den Verträgen stand.

Das sind die Momente, in denen es wichtig ist zu wissen, was in den Verträgen stand. Denn dann wird aus einem handfesten Krach und Zusatzkosten in deinem Projekt ein ganz normaler Änderungsantrag aufgrund von einem Kundenwunsch und der zahlt dann auch die Zeche.

Vorgaben und Informationen aus der Organisation

Als letzte Zutaten gehören in die Entwicklung des Projektauftrags noch die Vorgaben der Organisation und die sonstigen vorliegenden Informationen aus der Organisation. Was ist das nun genau?

Also zunächst einmal ist das nichts, was du separat zusammensuchen musst. Sondern das gibt es alles schon. Du musst es nur einfordern.

Vorgaben der Organisation sind alle Standards und Vorgehensweisen, die bei deinem Kunden so üblich sind. Das fängt damit an, dass die Kosten beispielsweise mit SAP geplant werden. Das mag Vor- oder Nachteile haben, aber du kannst daran nichts ändern und musst es in deinem Projekt einfach so berücksichtigen.

Informationen können Gesetzessammlungen sein, aber natürlich auch Lessons learned aus früheren Projekten. Gerade die Lessons Learned solltest du dir sorgfältig anschauen, denn damit kannst du dir eventuell kostspielige Fehler ersparen.

Und jetzt “kochen” wir einen Projektauftrag

Normalerweise sollte der Projektsponsor den Projektauftrag erstellen. Bei manchen Firmen ist es auch so, dass die Vertriebsabteilung ein Projektteam hat, das den Projektauftrag erstellt. Ebenso häufig bleibt das an dir als beauftragtem Projektleiter hängen.

Nachdem du also die Zutaten beisammen hast, musst du die ganzen hochtrabenden Dokumente und schönen Träume soweit wie möglich in harte und messbare Realität verwandeln. Das machst du, indem du dich mit Experten, den Stakeholdern und allen anderen triffst, die dir helfen können, die ganzen Zutaten in einen konkreten Projektauftrag zu verwandeln.

Meistens läuft das in mehreren Schleifen ab. Zum Beispiel bei den Arbeitsstunden. Die verschiedenen Experten geben Schätzungen ab, die werden verglichen, verfeinert, wieder verglichen, so lange, bis man sich auf einen Wert geeinigt hat. Der kommt dann in den Projektauftrag, zusammen mit einer zulässigen Abweichung, also beispielsweise 10%.

Falls dein Projektsponsor dir übrigens nur die Zutaten „hinwirft“ und dich beauftragt, den Projektauftrag zu erstellen, so hat das nicht nur Nachteile. Der Vorteil ist, dass du dann deine Zahlen kennst und weißt, wo sie genau herkommen. Und schließlich kannst du diese Arbeitszeit ja auch in Rechnung stellen.

So oder so solltest du dir den Projektauftrag und die enthaltenen Zahlen sehr genau ansehen. Denn, wenn da etwas nicht stimmt, hast du nachher die Probleme. Du kannst einen Projektauftrag auch ablehnen, wenn du ihn für unrealistisch hältst. Denn einen Projektauftrag ändert man nicht so eben mit einem Änderungsantrag. Eigentlich kann er gar nicht geändert werden, sondern nur durch einen neuen Projektauftrag ersetzt werden. Und ganz ehrlich, das willst du nicht wirklich.

Der Projektauftrag ist fertig. Und was jetzt?

Wenn dein Projektauftrag fertig ist, dann holst du dir die notwendigen Unterschriften und kannst loslegen.

Als Unterschrift brauchst du zumindest die des Projektsponsors. Gut wäre auch noch die Unterschrift des CEO oder des Top-Managements, damit du von ganz oben legitimiert bist. Du wirst Leute, also ein Team, brauchen. Vielleicht hast du selber die passenden Leute. Aber du wirst unter Umständen auch auf Personal bei deinem Kunden zurückgreifen müssen, und um die zu kriegen, wirst du mit den verschiedenen Abteilungsleitern verhandeln müssen. Da kann eine solide Legitimation nicht schaden.

Braucht ein Start-up auch einen Projektauftrag?

Die Antwort ist ganz klar: JA!
Auch wenn du als Entrepreneur oder Gründer gerade erst startest und du selbst noch CEO, Mitarbeiter, Projektleiter, Projektsponsor und Putzfrau in einer Person bist, lohnt es sich, einen Projektauftrag zu erstellen. Warum? Weil das bisschen Formalismus dich dazu zwingen wird, deine Vorstellungen und Ideen an der Realität zu spiegeln und dich nicht von der ersten Begeisterung in ein Projekt drängen zu lassen, das bei genauer Betrachtung zum Scheitern verurteilt ist.

Gerade als kleines Unternehmen oder als Entrepreneur bist du darauf angewiesen, dass dein Projekt so läuft wie geplant. Du hast nämlich keine Möglichkeit, eventuell nochmals 6 Monate dran zu hängen oder zusätzliche 500.000 Euro zu investieren, nur weil dein Fundament nicht stimmt.

Also ist es wichtig, solide zu planen. Und dazu gehört als Erstes einmal ein grundsolider Businesscase, der sorgfältig recherchiert ist. Den Businescase solltest du dann auch alle paar Monate nochmals mit der aktuellen Situation vergleichen. Ist alles noch so, wie du es damals vorhergesehen hast?

Es fällt uns oft schwer, ein Scheitern einzugestehen, aber es ist besser, dein Projekt einzustampfen, wenn die Ziele nicht mehr erreichbar sind. Im Projektauftrag kannst du auch Abbruchkriterien hinterlegen. In aller Ruhe formuliert ersparen sie dir, deinen Partnern und deinem Team einen monatelangen frustrierenden Kampf. Als Projektsponsor kannst du dann auf der Basis objektiver Kriterien entscheiden, das Projekt zu beenden und etwas Neues zu versuchen.

Du solltest übrigens den Projektauftag auch tatsächlich als Projektsponsor unterschreiben. Deine Unterschrift und dass du dich mit diesem Projekt beauftragst, wird dich zusätzlich motivieren. Das erhöht die Chance, dass du mit deinem Projekt Erfolg hast.

Jetzt bist du dran!

Schau mal in einem deiner aktuellen Projekte nach dem Projektauftrag. Gibt es überhaupt einen? Steht da auch wirklich alles drin? Oder ist der so hemdsärmelig gestrickt, wie bei Projektina? Eventuell lohnt es sich, die Lücken zu füllen, um dir in der Zukunft Probleme zu ersparen. Fang jetzt gleich damit an!

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