Wer gewinnen will, muss seine Stärken kennen. Als Projektleiter musst du aber auch gerade die Schwächen und Risiken kennen, damit du rechtzeitig reagieren kannst. Projektiks war da wohl ein bisschen zu glatt und jetzt tobt Bigboss. Wie sich Projektiks da wieder rauswindet?

Wer seine Stärken und Schwächen oder die Risiken, die in der großen weiten Welt warten, nicht kennt, der läuft immer Gefahr, kalt erwischt zu werden. Es ist deine Aufgabe als Projektleiter, dich mit diesem Thema zu beschäftigen und insbesondere vorher zu wissen, wann und wo Gefahr droht. Das kann unbequem sein, entweder weil man selbst gerne die Augen verschließen möchte, oder weil man den Zorn eines Geschäftsführers fürchtet. Was aber genau ist eine SWOT-Analyse und wie machst du sie richtig?

Was ist überhaupt eine SWOT-Analyse?

SWOT ist ein Akronym aus dem Englischen und setzt sich aus folgenden Wörtern zusammen: Strenghts (die Stärken), Weaknesses (was die Schwächen beschreibt), Opportunities (zur Beschreibung der Chancen, die sich im Laufe des Projektes bieten können) und Threats (welche Risiken oder Gefahren lauern).

Die SWOT-Analyse unterscheidet in interne und externe Einflüsse. Stärken und Schwächen sind interne Einflüsse, die vom Team oder der Firma selbst behoben bzw. gefördert werden können. Im Gegensatz dazu sind Chancen und Risiken Einflüsse, die von außen auf das Projekt wirken und nicht beeinflusst werden können.

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Aufgabe des Projektleiters und seines Teams ist es, alle Bereiche sorgfältig zu beleuchten und die entscheidenden Aspekte zu allen 4 Bereichen aufzulisten.

Wie mache ich eine SWOT-Analyse richtig?

Das ist eine gute Frage, und ich finde das auch immer sehr schwierig. Es ergeben sich nämlich besonders seitens der Schwächen, also dem W, folgende Probleme:

1. Es ist wichtig, dass du die Schwächen offenlegst, damit das Team oder dein Arbeitgeber oder wer auch immer betroffen ist sie beheben kann.
2. Du musst so formulieren, dass sich niemand auf den Schlips getreten fühlt und aus Prinzip die Zusammenarbeit verweigert. Besonders Geschäftsführer und Vorgesetzte sind mit dieser Reaktion immer ganz vorne dran. Auch solltest du für deine richtige aber auch schonungslose Analyse nicht gefeuert werden. Das ist ja das Problem, das Projektiks auf sich zukommen sieht.

Als Projektleiter hast du die Verantwortung, alle relevanten Punkte aufzulisten. Wenn etwas fehlt, kommt bestimmt später jemand um die Ecke und wirft dir vor, dass du etwas hättest sagen müssen. Außerdem bist du für den Projekterfolg verantwortlich. Jetzt die Augen zu verschließen, hilft dir nicht weiter, im Gegenteil. Je ehrlicher du jetzt zumindest für dich die Gefahren aufdeckst, desto eher kannst du dich darauf vorbereiten.

Wie also geht das mit der SWOT-Analyse genau?

Meine Erfahrung ist, dass es Sinn macht, dass du dich im Uhrzeigersinn bei den Stärken beginnend um das Diagramm herum arbeitest. Vorzugsweise natürlich mit deinem Team. Warum mit dem Team? Na ja, zum einen fällt mehr Köpfen einfach mehr ein und zum anderen, wenn es nachher Probleme gibt, ist es einfacher, die Truppen zu motivieren, ein Problem zu lösen, wenn man selbiges vorher gemeinsam übersehen hat.

Vorneweg: Wie formuliere ich richtig?

Wenn du die SWOT-Analyse nachher in deinem Team oder auch in größerem Kreis, zum Beispiel bei Kunden oder der Geschäftsführung, vorstellen und diskutieren musst, ist es wichtig, richtig zu formulieren.

1. Formuliere so neutral und objektiv wie möglich.
   Es ist wichtig, die Formulierung immer so zu wählen, als würde es sich um ein Ereignis oder eine Tatsache handeln, von der man nicht betroffen ist.
2. Formuliere mit messbaren Werten wo möglich.
3. Greife niemanden persönlich an und nenne, wenn irgendwie vermeidbar, keine Namen. Das mit den Namen kannst du dann selbstverständlich in der Besprechung tun, wenn es sinnvoll erscheint. Ein persönlicher Angriff bringt aber nichts und die meisten Leute, die du angreifen könntest, brauchst du vielleicht später noch.
4. Sei weder zu euphorisch noch zu negativ. Wenn du eine Chance zu euphorisch beschreibst oder gar als wahrscheinlich darstellst, erwarten alle, dass das auch so eintrifft. Wenn es dann nicht so kommt, ist der Katzenjammer groß. Man nennt das auch kaufmännische Vorsicht.
   Bist du hingegen bei Schwächen und Risiken zu negativ, dann besteht die Gefahr, dass deine Darstellung als völlig überzogen verworfen wird und der ganze Punkt wegfällt.

Das S für Strengths (Stärken)

Wir beginnen die SWOT-Analyse mit den Stärken, um eine positive Stimmung zu schaffen. Das Team listet die Stärken auf und fühlt sich gut dabei. Zu den Stärken zählen alle Punkte, die sich in deinem direkten oder indirekten Einfluss befinden und sich positiv auf den Projektverlauf auswirken. Also zum Beispiel:

• besondere Fähigkeiten einzelner Teammitglieder oder auch des ganzen Teams, wie zum Beispiel Erfahrung aber auch sonstige Kenntnisse, oder dass einzelne Teammitglieder bereits ein vergleichbares Projekt erfolgreich abgewickelt haben
• Fähigkeiten aber auch organisatorische Gegebenheiten bei deinem Arbeitgeber oder bei Unterlieferanten, zum Beispiel eine besonders gute Zusammenarbeit zwischen Projektleitung und Vertrieb oder ein Lieferant, der ein ähnliches Projekt schon erfolgreich begleitet hat, oder dass die verwendete Technik schon in der Firma bekannt ist
  

Fomulierungsbeispiele:

Schlecht: Das Projekt wird auf jeden Fall erfolgreich, da 3 von 4 Teammitgliedern ein ähnliches Projekt im letzten Jahr erfolgreich durchgeführt haben.

Gut: 3 der 4 Teammitglieder haben im letzten Jahr ein ähnliches Projekt erfolgreich durchgeführt. Das aktuelle Projekt kann von dem Know-how-Transfer profitieren.

Schlecht: Das Budget ist sehr üppig bemessen.

Gut: Dem Projekt wurde ein Budget mit einer Reserve für ungeplante Ausgaben in Höhe von 10% zugestanden.

Alles, was du oder deine Verbündeten nicht direkt beeinflussen können, wie zum Beispiel das Wetter oder die Politik, gehört zu den Chancen und nicht zu den Stärken

Das W für Weaknesses (Schwächen)

Jetzt geht es darum, die Schwächen möglichst schonungslos aber so neutral und objektiv aufzudecken wie möglich. Warum so neutral und objektiv wie möglich? Weil dein Ziel in dieser Rubrik nicht nur ist, dir selbst über die Schwächen klar zu werden, sondern auch diejenigen, die sie beheben könnten, dazu zu motivieren genau das zu tun. Also beispielsweise einen Fertigungsleiter zu überzeugen, schnellstmöglich ein Teammitglied zu nominieren.

Ich war übrigens besonders erfolgreich damit, meine SWOT-Analyse vor der Präsentation im großen Kreis mit allen einzeln zu besprechen, die offene Punkte unter dem Thema Schwächen hatten. Sehr oft kam kurzfristig doch noch eine Lösung zustande, weil sich der betreffende Abteilungsleiter nicht vor der Geschäftsführung rechtfertigen wollte.

Wir zählen also wieder alle Punkte, die sich in deinem direkten oder indirekten Einfluss befinden auf, nur diesmal diejenigen, die sich negativ auf den Projektverlauf auswirken werden. Also zum Beispiel:

• fehlende Teammitglieder oder Schulungsbedarf bei einzelnen Teammitgliedern
• Kommunikationsprobleme innerhalb der Organisation
• nicht vorhandene Ausrüstung, Software und so weiter und so fort

Fomulierungsbeispiele:

Schlecht: Herr Klein hat immer noch kein Teammitglied für die Fabrikplanung nominiert.

Gut: Es steht derzeit kein Teammitglied für Fabrikplanung zur Verfügung.

Schlecht: Das Budget ist zu gering.

Gut: Dem Projekt wurde ein Budget von 3.000 Euro genehmigt. Laut dem abgestimmten Investitionsplan werden aber 4.000 Euro benötigt.

Das T für Threats (Bedrohungen, Risiken)

Hier geht es darum, auf externe Risiken hinzuweisen, die den Projekterfolg bedrohen könnten. Die Formulierung ist hier nicht mehr ganz so kritisch, da sich niemand persönlich angegriffen fühlen kann. Trotzdem solltest du Formulierungen vermeiden, bei denen dein Geschäftsführer denkt, du sitzt wie das Kaninchen vor der Schlange. Also nichts beschönigen oder herunterspielen, sondern offen und ehrlich ansprechen.

Zu den Bedrohungen zählen beispielsweise:

• laufende Gesetzesverfahren, die die Projektgrundlage gefährden
• öffentliche Mittel, die beantragt aber noch nicht genehmigt sind
• das Wetter, für Projekt-Vorhaben im Freien

Fomulierungsbeispiele:

Schlecht: Wenn der Zuschuss durch die Stadtverwaltung nicht genehmigt wird, fällt die gesamte Projektplanung in sich zusammen.

Gut: Sollte die Stadtverwaltung den Zuschuss nicht genehmigen, müssen neue Finanzierungsquellen gefunden werden.

Nachdem wir jetzt alle negativen Punkte abgehakt haben, kommt zum Abschluss nochmal etwas Positives, damit alle Teilnehmer mit einem guten Gefühl nach Hause gehen, nämlich:

Das O für Opportunities (Chancen)

Chancen sind alle externen Einflüsse, die den Projekterfolg begünstigen oder das Projekt noch erfolgreicher werden lassen als geplant. Bei der Formulierung solltest du hier kaufmännische Vorsicht walten lassen. Es geht darum, die Chancen zu nennen, aber Formulierungen zu vermeiden, bei denen ein krankhaft optimistischer Geschäftsführer gleich die Champagnerflaschen öffnet. Sonst ist nachher das Gejammer riesengroß, wenn es doch nicht so kommt.

Zu den Chancen zählen beispielsweise:

• sinkende Zinsen, die deine Kapitalkosten senken
• ein sich abzeichnender Markttrend
• ein Wettbewerber, der in Schwierigkeiten ist

Fomulierungsbeispiele:

Schlecht: Durch das konstant gute Wetter in der Gegend können wir die Kosten für den Wetterschutz einsparen.

Gut: Falls das Wetter gut ist, dann könnten kurzfristig möglicherweise Ausgaben für den Wetterschutz eingespart werden.

Und was mache ich jetzt mit den Ergebnissen?

Wie bei allem, was du tust, muss dein Ziel sein, nicht nur Papier oder eine nette Präsentation zu erarbeiten, sondern auch einen echten Gewinn aus deinen Aktionen zu ziehen.

Wenn sich der Staub gelegt hat, solltest du dir deine SWOT-Analyse nochmals im stillen Kämmerlein vornehmen und analysieren.

Wie willst du die Stärken nutzbar machen?

Was kannst du tun, um die Schwächen zu umgehen, oder vielleicht sogar zu deinem Vorteil zu nutzen?

Bei den Bedrohungen, was würdest du tun können, wenn sie tatsächlich eintreffen? Gibt es Möglichkeiten Einfluss zu nehmen? Kannst du in deiner Vorgehensweise bereits jetzt etwas tun, um die Bedrohung auszuschalten?

Wie wirst du die Chancen nutzen? Was bringt es wirklich, wenn die Dinge so eintreten wie vorhergesagt? Kannst du die Dinge irgendwie zu deinem Vorteil beeinflussen?

Integriere die Ergebnisse deiner Überlegungen in deine Mindmap, deine Aufgabenplanung, deinen Projektplan oder deinen Kalender und du wirst auf jeden Fall besser gerüstet sein, als ohne SWOT-Analyse. Vergiss aber eines nicht, du bist Projektleiter und bei Projekten wird es immer Überraschungen geben, mit denen keiner gerechnet hat. Die Spannung bleibt dir also auf jeden Fall erhalten.

Jetzt bist du dran!

Auch die SWOT-Analyse kann man im täglichen Leben trainieren. Nimm dir ein kleines Projekt und mache eine SWOT-Analyse. Zum Beispiel der nächste Familienausflug. Du wirst überrascht sein, wie einfach du manche Ärgernisse des Lebens vermeiden kannst, wenn du dir vorher Gedanken gemacht hast. Und wenn es nur ist, dass du vorbereitet bist.

Beispiel gefällig? Deine SWOT-Analyse könnte zum Beispiel als Bedrohung für das geplante Picknick zeigen, dass es regnen könnte. Wenn du vorher kurz schaust, wo der nächste Unterstand ist, dann kannst du reagieren, wenn es tatsächlich regnet. Deine Familie wird begeistert sein.

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