Probleme zu lösen ist eine der Hauptaufgaben eines jeden Unternehmers und Entrepreneurs. Die häufigsten davon sind Termine, Leistung und Qualität. Aber wie löst man sie?
Projektina hat jedenfalls eines und würde es gerne lösen. Blöderweise braucht sie dazu Verkaufniks, der das Ganze dann dem Kunden erklären soll.

Da ein Projekt – genau genommen aber auch dein gesamtes Business – sich ja eigentlich immer in unbekannten Gewässern bewegt, tauchen immer wieder Probleme auf, an die man entweder nicht gedacht hat oder die man nicht erahnen konnte. Also gehört das Problem-Management zu deinen wichtigsten Aufgaben. Oder hast du als Entrepreneur oder Unternehmer mit deinem eigenen Business nie Probleme?

Sicher hast du schon mal von dem magischen Dreieck des Projektmanagements gehört (dazu schreibe ich demnächst mal einen Artikel). Das sind die Dimensionen, in denen fast jedes Problem sich bewegt. Aber genau betrachtet lässt sich fast jedes Problem mit Zeit oder Geld aus der Welt schaffen.

Hier jetzt also meine Top 3 Methoden, um Probleme zu lösen.

1.) Härter Arbeiten oder Fast-Tracking

2.) Geld auf das Problem werfen oder Crashing

3.) Weglassen oder der Königsweg

Die funktionieren übrigens bei dir privat genauso wie im Business.

Problemlösungs-Methode 1:
Härter Arbeiten oder Fast-Tracking

Eigentlich sind das 2 Dinge, ich habe sie aber der Einfachheit halber zusammengefasst. Warum, siehst du gleich.

Beim Fast-Tracking geht es darum, Aufgaben parallel zu erledigen, die eigentlich nacheinander geplant waren. Du schaust dir also deinen (Projekt)terminplan, die Abhängigkeiten der Aufgaben und die Auslastung der Mitarbeiter an und prüfst, ob nicht eventuell die eine oder andere Aufgabe vorgezogen werden kann.

In der idealen Welt geht das ohne Überstunden ab, weil die Leute in deinem Team ja hin und wieder noch freie Kapazität haben und nur darauf warten, dass du ihnen etwas zu tun gibst. 😉

In der Realität heißt das dann meist Überstunden für die Beteiligten, deshalb passt „härter arbeiten“ zum Thema.

Nehmen wir ein einfaches Beispiel für Fast-Tracking:

Nehmen wir an, du willst dir einen Tee machen und danach den Müll rausbringen. Normalerweise hattest du die Aufgaben nacheinander geplant. Da du spät dran bist, musst du Fast-Tracking betreiben. Du setzt also das Teewasser an und anstatt beim gemütlichen Daddeln im Internet darauf zu warten, dass es kocht, stürmst du los, bringst den Müll raus und bist gerade rechtzeitig wieder da, um das kochende Wasser auf deinen Teebeutel zu gießen.

Ein paar Worte zur Warnung, bevor du dich in den Fast-Tracking-Wahn stürzt:

1. Überlaste weder dich, noch deine Mannschaft. Willst du gleichmäßig gute Leistung abrufen, dann musst du dir selbst und deinem Team hin und wieder Zeit zum Durchatmen geben. Also überziehe es nicht!
2. Multitasking ist NICHT Fast-Tracking. Beim Fast-Tracking erledigst du eine Aufgabe pro Zeiteinheit. Beim Multitasking versuchst du, mehrere Dinge parallel zu tun. Multitasking funktioniert nicht und die Nacharbeit wird dich mehr Zeit kosten, als du gewinnst.
3. Denke daran, dass dein Aufwand für die Koordinierung der Aufgaben steigt, da du jetzt mehr Dinge gleichzeitig überwachen musst.
4. Prüfe zuerst, ob du mit Methode 3 nicht auch zum Ziel kommst!

Problemlösungs-Methode 2:
Geld auf das Problem werfen oder Crashing

Schon wieder habe ich 2 Dinge zusammengefasst, weil sie so schön zusammenpassen. In dem du „Geld auf ein Problem wirfst“ kannst du deinen Terminplan verkürzen, dann heißt das Crashing. Mit Geld kannst du aber auch jede Menge andere Probleme lösen (ich weiß, nicht alle Probleme dieser Welt, aber wir reden hier ja auch nur übers Business).

Kommen wir zunächst einmal zum Crashing. Du und dein Team seid voll ausgelastet, also kommt Fast-Tracking (härter arbeiten) nicht in Frage. Dann ist vielleicht Crashing die Lösung. Beim Crashing prüfst du, ob Teile deines Terminplanes schneller erledigt werden können, wenn du mehr Geld ausgibst.

Du könnest zum Beispiel einen Teil der Aufgaben an einen Sublieferanten vergeben und damit einzelne Aufgaben oder Projektabschnitte vorziehen oder zumindest verkürzen. Oder du machst das Geld locker, um einen Teil deines Teams über das Wochenende arbeiten zu lassen.

Mit Geld kann man aber alle möglichen Arten von Problemen lösen. Wenn dein Problem ist, dass du den Rasen vor deinem Haus ständig mähen musst, dann könntest du beispielsweise den Nachbarjungen darum bitten, das gegen Bezahlung zu tun. So funktioniert „Geld auf ein Problem werfen“.

Auch hier ein paar Worte zur Warnung:

1. Prüfe zuerst, ob du nicht mit Methode 3 auch zum Ziel kommst.
2. Wenn du Aufgaben an Externe vergibst, dann müssen die Aufgabe und das Ergebnis sehr genau definiert sein. Denn wenn nachher das Ergebnis nicht stimmt, dann hast du Geld zum Fenster hinausgeworfen und dein Problem besteht immer noch.
3. Auch beim Crashing steigt dein Aufwand als Manager, denn du musst jetzt ein größeres Team mit einem zusätzlichen Sublieferanten managen.
4. Crashing lässt sich nicht von heute auf morgen umsetzen, sondern benötigt Vorbereitung für Lieferantenauswahl, etc. Wenn dir dafür die Zeit fehlt, dann bleibt dir eigentlich nur Methode 3.
5. Achte darauf, dass du mit dem Geld auch wirklich das Problem löst und nicht nur ein Heftpflaster auf die Wunde klebst.

Problemlösungs-Methode 3:
Weglassen oder der Königsweg

Wie? Weglassen? Es ist doch alles nötig, was in meinem Projektplan steht!

Bist du da ganz sicher?

Vilfredo Pareto hat durch Messungen und Untersuchungen belegt, das 80% des Erfolgs mit 20% des Aufwandes erreichbar sind.

Cyril Northcote Parkinson hat auf der anderen Seite durch seine Beobachtungen festgestellt, dass sich Arbeit (Projekte) in dem Maß ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.

Basierend auf diesen Erkenntnissen kannst du also getrost davon ausgehen, dass in deinem Projektplan noch massenweise Luft versteckt ist. Die Schwierigkeit ist jetzt, sie zu finden. Am besten bindest du dein Team in diese Aufgabe in Form eines Brainstormings mit ein.

Schaut euch jeden Liefergegenstand und jede Aufgabe an und stellt euch folgende Fragen:

1. Trägt diese Aufgabe wirklich zum Wert des Endergebnisses bei, oder gibt es sie nur, weil wir jemandem einen Gefallen tun wollen?
2. Was würde passieren, wenn ich diese Aufgabe gar nicht ausführen würde/ dürfte?
3. Wenn ich nur die Hälfte an Zeit für diese Aufgabe/ diesen Liefergegenstand hätte, wie würde ich es tun?

Ich gebe dir mal ein paar Klassiker aus meiner Erfahrung:

1. Müssen wirklich alle an dem Meeting mit dem Kunden im 500 km entfernten Stuttgart teilnehmen (Zeitersparnis pro eingesparter Person 3 Tage!)?
2. Müssen wirklich alle geplanten Besprechungen sein, oder können wir manches per E-Mail/ Skype/ Chat erledigen?
3. Sind wirklich alle 50 Kennzahlen, die die Projektleiter händisch einmal pro Woche zusammentragen müssen, relevant, oder tun es auch 10?

Allein durch den Punkt 1 kannst du locker ein oder zwei Wochen an Arbeitszeit gewinnen. Und der Punkt 3 bringt dir auf die Projektlaufzeit auch einige Tage und stand nur im Projektplan, weil der CFO sich nicht entscheiden konnte, welche Kennzahlen er gerne sehen wollte. Als ich ihm hingegen das Problem vor Augen geführt habe, war er sehr schnell bereit, auf einige Kennzahlen zu verzichten.

Auch bei der 3. Methode noch ein paar Punkte zum Abschluss:

1. Sieh zu, dass du das Kind nicht mit dem Bade auskippst. Manche Aufgaben und Liefergegenstände sind tatsächlich notwendig und sollten auch so ausführlich behandelt werden wie vorgesehen.
2. Am besten wird diese Methode natürlich gleich zum Start des Projektes angewandt. Aber auch da ist es wichtig daran zu denken, dass das Weglassen von Aufgaben das Risiko im Projekt erhöhen kann. Also denke daran, eine solide Risikoplanung vorzusehen.

Jetzt bist du dran!

Wie löst du deine Probleme?

Bist du der klassische Manager oder die klassische Karrierefrau und deine Standardantwort ist „Härter Arbeiten“? Oder hast du massenhaft Budget und wirfst Geld auf Probleme, sobald sie auftauchen?

Mir persönlich gefällt die 3. Methode am besten, denn im Prinzip löst du damit gleich 3 Probleme. Zum einen entfernst du eine Aufgabe, die Zeit kostet und zum anderen auch das Risiko, das an der Aufgabe hing und zum dritten sinkt die Komplexität des Projektes.

Hast du noch weitere Tipps, Fragen oder Bemerkungen zu diesem Artikel? Schreib sie bitte unten in die Kommentare oder schicke mir über unser Kontaktformular eine Nachricht. Ich beantworte alle Nachrichten auf jeden Fall persönlich.