100 E-Mails und mehr am Tag! Viele Entrepreneure ersaufen förmlich in der E-Mail-Flut. Und was noch schlimmer ist, wichtige Informationen werden womöglich einfach übersehen. Innovatus hat da seine eigene Taktik. Ob’s hilft?

Da hat sich Innovatus mit seiner Taktik, nur jede 10. Mail zu lesen, ja ganz schön in Schwierigkeiten gebracht. So eine rein statistische Methode, mit seinen E-Mails umzugehen, ist hoch riskant. Denn wichtige oder sogar zeitkritische E-Mails gehen dabei unter. Auf der anderen Seite willst du sicher auch nicht deine Zeit permanent mit dem Lesen von E-Mails verbringen.

Aber es gibt Methoden, wie man die Oberhand über die E-Mail-Flut gewinnt und jeden Tag richtig Zeit sparen kann ohne etwas Wichtiges zu verpassen. Wir haben dir unsere Top 3 unserer einfachsten und effizientesten E-Mail-Tipps zusammengestellt.

Ohne E-Mails ist man heute im Business aufgeschmissen

Macht dir das Bearbeiten von E-Mails wirklich Spaß? Gibt es nichts Besseres, was du mit dieser Zeit anfangen könntest? Trotzdem sind E-Mails heute der Standard bei der Kommunikation mit dem Team, Geschäftspartnern und Kunden. Sie haben ja auch Vorteile, es geht schnell, ist viel effizienter als ein Brief und die Antwort ist für den Adressaten einfach und schnell.

Trotzdem gibt es kaum jemanden, der nicht unter zu vielen E-Mails leidet. Denn was einfach geht, ist auch schnell gemacht. Da ein paar zusätzliche Mitarbeiter in Kopie genommen, dort mal schnell etwas weitergeleitet… und das Problem hat ein anderer.

Vor allem hattest du dir ja für heute einen Plan gemacht, was du erledigen wolltest, also deine Agenda und Prioritäten für den heutigen Tag. In deinem E-Mail-Posteingang dagegen findest du die Prioritäten anderer Leute.

Da wir uns dem Kommunikationsmedium E-Mail nicht entziehen können, sollten wir wenigstens möglichst effizient damit umgehen, einverstanden? Denn weniger Zeit damit zu verbringen, schafft Zeit für wirklich wichtige Dinge.

Zusammenfassung für Eilige

Wir haben 3 Tipps zusammengestellt, wie du dein E-Mail-Management optimieren kannst, um mehr als 1 Stunde Arbeitszeit pro Tag, 5 Stunden pro Woche oder 28 Tage pro Jahr an Arbeitszeit einzusparen.

Unsere Tipps funktionieren übrigens, egal ob du Outlook oder Thunderbird auf dem Desktop nutzt, oder direkt online mit gmail, hotmail, aol, web.de, gmx, t-online oder mit was auch immer arbeitest. Unglaublich? Na dann lies weiter.

Trick 1: E-Mail-Erinnerungen ausschalten

Trick 2: 0 E-Mail im Posteingang

Trick 3: Filter anlegen, um E-Mails automatisch zu verarbeiten

Aktionsplan

Trick 1: Weg mit den E-Mail-Erinnerungen!

Umsetzung: einfach
Zeitersparnis: hoch

Du kennst bestimmt die kleine Sprechblase, die von der Fußzeile deines Windows aufspringt, sobald eine neue Mail ankommt, oder nervst du deine Umwelt etwa auch noch mit einem Sounderlebnis? Ping, Ping, Ping?

Egal, wie du dich an ankommende Mails erinnern lässt… WEG DAMIT! Denn das ist der Zeitfresser Nummer 1 und ein ganz gemeiner dazu. Er scheint an sich keine Zeit zu kosten, denn ein kurzer Blick auf das Fensterchen und schon sehe ich, ob es etwas Wichtiges ist. Das kann doch nicht so viel Zeit kosten? Oder?

Doch, und wie! Der Blick reißt dich aus deinem Arbeits- oder Gedankenfluss und tötet damit deine Produktivität. Und produktiv, das war es doch, was du sein wolltest, oder etwa nicht?

Die Fakten

Wenn du mir schon nicht glaubst, dann vielleicht den harten Fakten:

Was du tust	Zeitverlust pro Mail	Zeitverlust bei 100 Mails pro Tag
E-Mail-Reminder wahrnehmen	1 Sekunde	100 Sekunden
Zurück zur aktuellen Aufgabe, letzten Arbeitsschritt nachvollziehen (z.B. letzten geschriebenen Satz nochmals lesen)	15 Sekunden	1.500 Sekunden
Zwischensumme		1.600 Sekunden = 26 Minuten
und in 10% der Fälle E-Mail öffnen und kurz überfliegen und ohne Aktion zu deiner bisherigen Aufgabe zurückkehren	1 Minute	10 Minuten
Summe		36 Minuten

Das heißt, jeden Arbeitstag verbringst du 36 unproduktive Minuten. Das summiert sich pro Woche auf 3 Stunden oder pro Arbeitsjahr auf 15 Tage!

Ganz im Ernst, fällt dir dieses Jahr wirklich nichts Besseres ein als 15 Tage zu verschwenden?

Die Abers

Aber ich muss doch auf meine E-Mails reagieren!

Antwort 1: Darfst du ja auch. Wenn du wirklich viele E-Mails bekommst, die innerhalb der nächsten 30 Minuten beantwortet werden müssen (was ich nicht glaube, denn dann bist du Sachbearbeiter aber kein Entrepreneur), dann liest du deine Mails eben am Stück alle 30 Minuten und bearbeitest sie dann auch gleich (Siehe Tipp 2). Außerdem, wenn du mal nicht im Büro bist, zum Beispiel im Flieger, dann können die E-Mails doch auch warten, oder?

Antwort 2: Beobachte doch mal selbst, wie viele E-Mails wirklich so dringend sind. Muss die Antwort an den Kunden wirklich in der nächsten Stunde raus? Brauchst du dafür wirklich keine Unterlagen? Ist das wirklich etwas, was du geschwind mal eben zwischendurch beantworten solltest? Ich denke nicht. Und du?

Antwort 3: Es ist heute allgemein anerkannt, dass E-Mails binnen 24 Stunden beantwortet werden sollten. Das heißt, genau genommen müsstest du deine Mails nur einmal am Tag lesen und beantworten. Na, wie klingt das?

Was wenn mal was wirklich Wichtiges und Dringendes ist, sozusagen eine Sache von Leben und Tod?

Mal im Ernst, wenn du wirklich sofort eine Reaktion von deinem Ansprechpartner erwartest, schreibst du doch auch keine E-Mail. Sondern rufst an. Und so tun es auch alle anderen.

Das Wie

Wie schaltest du die Erinnerung aus?

Outlook

unter Datei – Optionen – Nachrichteneingang – Desktopbenachrichtigungen – alle Benachrichtigungen ausschalten

Thunderbird

unter Extras – Einstellungen – Allgemein – „Wenn neue Nachrichten eintreffen“ – alle Benachrichtigungen ausschalten

Web-App

In den Web-Apps gibt es meistens ebenfalls eine Einstellung, die diese Benachrichtigungen ausschaltet. Bei Gmail findet sich die Einstellung zum Beispiel unter Einstellungen – Allgemein – Desktopbenachrichtungen.

Smartphone

im E-Mail-Programm unter Einstellungen – Kontoeinstellungen die Benachrichtigungen ausschalten

(Anmerkung: Diese Einstellungen können je nach Gerät und Anwendung unterschiedlich sein oder sich mit der nächsten Version ändern. Falls meine Anleitung für deine Anwendung nicht funktioniert oder nicht dabei ist, einfach mal googeln.)

Lege Zeiten fest, zu denen du zukünftig deine E-Mails liest. Ich lese sie morgens, nachdem ich meine wichtigste Aufgabe des Tages erledigt habe, mittags nach dem Mittagessen und abends, bevor ich das Büro verlasse.

Trick 2: Die saubere Inbox

Umsetzung: einfach, braucht aber Disziplin
Zeitersparnis: mittel

Du bewahrst wirklich alle deine Mails in deinem Posteingang auf? Das ist nicht nur ineffizient, sondern geradezu gefährlich. Es kostet Zeit, weil du nie 100% sicher sein kannst, ob du diese eine Mail schon bearbeitet hast oder nicht. Also blätterst du immer mal wieder etliche E-Mails durch, nur um zu sehen, ob nicht doch etwas liegen geblieben ist. Kennst du? Dann schauen wir doch mal, wie das besser gehen könnte.

Die Fakten

Eines vorneweg, ich bin selbst Entrepreneur. Die in diversen Selbsthilfe-Büchern gebetsmühlenartig wiederholte Aussage, man könnte jedes Dokument oder Mail nur einmal anfassen, funktioniert einfach nicht. Aber 2 bis 3 mal müssen reichen, und darum geht es hier.

Es gibt 7 klassische Typen von E-Mails, mit der die meisten wie folgt umgehen:

1. Spam, irrelevante Werbung, etc. => Löschen
2. E-Mails die zur Information an dich geschickt wurden => Lesen und falls wichtig ablegen, sonst löschen
3. Newsletter, die du lesen willst => bei Gelegenheit lesen und dann löschen oder ablegen
4. E-Mails mit Aufgaben oder Informationen für andere => Weiterleiten und löschen oder ablegen
5. Mails die du selbst bearbeiten musst und deren Bearbeitung weniger als 5 Minuten dauert => Bearbeiten und ablegen
6. E-Mails die du selbst bearbeiten musst, für deren Bearbeitung du aber noch Informationen benötigst => Bearbeitung beginnen, in Zwischenablage, fertig bearbeiten und ablegen
7. Mails die du selbst bearbeiten musst und deren Bearbeitung länger als 5 Minuten dauert => Bearbeitung planen, bearbeiten und nach Bearbeitung ablegen

Mal angenommen, du bekommst 100 E-Mails am Tag, von denen du, siehe oben, 20 direkt löschen kannst (Kategorie 1).

Die anderen (Kategorie 2-7) verbleiben in deiner Inbox, innerhalb einer Woche sind das immerhin 400 E-Mails. Was passiert nun? Mindestens einmal am Tag gehst du durch deine Mails und versuchst herauszufinden, ob

• da noch irgendetwas zu tun ist,
• du die Information, die du benötigst, schon erhalten hast, die Mail also bearbeiten kannst
• ob du sie schon gelesen hast und als Referenz in deiner Inbox aufbewahrst

Selbst wenn du die meisten Mails nur in der Vorschau kurz prüfst, so dauert das dennoch 10 Sekunden. Wenn du sie dann öffnest, weil du dir nicht sicher bist, ob da noch was zu tun ist, dann ist schon eine halbe Minute futsch. Der Rest ist Mathematik.

Was du tust	Zeitverlust pro Mail	Zeitverlust bei pro Tag
400 Mails Titelzeile scannen	1 Sekunde	400 Sekunden
100 Mails Vorschau lesen	5 Sekunden	500 Sekunden
20 Mails intensiver lesen	30 Sekunden	600 Sekunden
10 Mails recherchieren, ob die benötigten Informationen vorliegen	60 Sekunden	600 Sekunden
Summe		2.100 Sekunden = 35 Minuten

Das heißt, jeden Arbeitstag verlierst du 35 Minuten, nur weil du zulässt, dass sich die Prioritäten anderer Leute in deiner Inbox anhäufen. Das summiert sich pro Woche auf fast 3 Stunden oder pro Arbeitsjahr auf 14,5 Tage!

Die Abers

Dutzende verschiedene E-Mail-Ordner? Na vielen Dank!

Widerstehe einfach der Lust am Ordner anlegen, weniger ist da einfach mehr. Mein E-Mail-Postfach beinhaltet genau 5 Ordner:

• Inbox: denn irgendwo müssen die Mails ja ankommen
• Lesen: alles, was keine Aktion erfordert, nicht dringend ist und ich irgendwann einmal lesen möchte z.B. Newsletter
• Bearbeiten: alle E-Mails, die ich noch bearbeiten will
• Warten: alle E-Mails, zu deren Bearbeitung ich Informationen angefordert habe
• Ablage: alle E-Mails, die ich bereits behandelt habe, die ich aber nicht wegwerfen möchte. Hier suche ich auch nach alten E-Mails und anderen Informationen.

Einfach, oder?

Dann verbringe ich meine Zeit mit dem Sortieren von E-Mails!

Zum einen, lies Trick 3, dann sind die meisten E-Mails schon einmal im richtigen Ordner. Zum zweiten macht es mehr Sinn, E-Mails einmal kurz anzuschauen und dann entsprechend zu verteilen, anstatt sie ständig wieder anzufassen, um zu sehen, ob man nicht doch etwas vergessen hat. Du wirst sehen, dass deine wöchentliche Aufgabenplanung dramatisch vereinfacht wird.

Das Wie

Leg dir die entsprechenden Ordner an. Ich habe alle Ordner bis auf den Ordner Ablage als Unterordner im Posteingang angelegt. Dann ist der Inhalt aus dem Posteingang raus, aber auf meinem Mobiltelefon wird der Posteingang und alle Unterordner synchronisiert und damit habe ich alle aktuell zu bearbeitenden Mails stets zur Hand.

Trick 3: Filter einrichten

Umsetzung: mittelschwer
Zeitersparnis: mittel

Musst du wirklich alle Mails gleich lesen? Gibt es nicht welche, die du irgendwann mal lesen könntest, die du gar nicht selbst bearbeiten musst, sondern jemand anderes? Oder die du nur als Referenz brauchst? Klar gibt es die und dazu gibt es Filter! Die verarbeiten deine Mails automatisch, quasi wie eine gute Sekretärin.

Was ist ein Filter? Ein Filter kann eine Mail anhand verschiedener Merkmale identifizieren (z.B. stehe ich in CC oder AN, von wem kommt die Mail, was steht im Betreff, etc.) und dann eine von dir vorgegebene Aktion ausführen (z.B. Mail weiterleiten, verschieben, etc.).

Die Fakten

Es gibt verschiedene Arten von E-Mails, die unterschiedlich behandelt werden.

Beobachte einmal deinen eigenen Posteingang. Wie viele Mails sind von Kunden? Mitarbeitern? Leuten die du noch nicht kennst? Solchen die du auch nie kennenlernen wolltest? Newsletter, die interessant sind und dich weiter bringen, so wie zum Beispiel der von Cactus Competence? Was davon willst du später lesen, was leitest du weiter und was beantwortest du selbst? Ist die Mail direkt an dich, oder bist du nur in Kopie?

Zeitaufwand:

Was du tust	Zeitverlust pro Mail	Zeitverlust bei 100 Mails pro Tag
20 E-Mails weiterleiten (Mail überfliegen, Adressat raussuchen, kurzen Text schreiben, versenden)	30 Sekunden	600 Sekunden
40 E-Mails überfliegen und ablegen	5 Sekunden	200 Sekunden
20 E-Mail überfliegen und löschen	2 Sekunden	40 Sekunden
Summe		840 Sekunden = 14 Minuten

Das heißt, jeden Arbeitstag verlierst du 14 Minuten mit einer Tätigkeit, die auch ein Roboter erledigen könnte. Das summiert sich pro Woche auf mehr als 1 Stunde oder pro Arbeitsjahr auf 6 Tage, die du auf einfache Art und Weise einsparen kannst.

Die Abers

Ich kann keine Filter einrichten, die Mails, die ich bekomme, sind alle zu unterschiedlich.

Prüf mal deine Mails. Erfahrungsgemäß gibt es immer Mails, die sich ähneln. Zum Beispiel ein Newsletter, der zwar immer einen unterschiedlichen Betreff, aber stets den gleichen Absender hat. Oder Mails von einem Dienstleister, der stets an dich schreibt, obwohl Programmierer Y der einzige ist, der ihn versteht. Oder dein Steuerberater, der jeden Monat deine Rechnungen und Belege anfordert, die Mail aber nur an dich versendet, obwohl das immer deine virtuelle Assistentin erledigt.

Das ist viel zu kompliziert, das kann ich nicht.

Ja es ist etwas schwieriger als nur die E-Mail-Benachrichtigungen auszuschalten. Aber wie wäre es, wenn du diese Aufgabe delegierst? Vielleicht hat ja deine Assistentin oder der neue Azubi ein Händchen für Computer und kann dir die Einrichtung zeigen. Die Einrichtung eines Filters dauert nur wenige Minuten, sobald man einmal etwas Erfahrung gesammelt hat, und für eine Einsparung von 6 Tagen lohnt sich der Aufwand doch!

Das Wie

Filter kann man an 2 verschiedenen Orten einrichten. Entweder in deinem E-Mail-Programm (Outlook, Thunderbird, etc.) oder direkt im E-Mail-Server deines Hosters (das ist da, wo deine Domain beherbergt ist) beziehungsweise im Web bei Gmail, etc.

Ich empfehle stets die Filter so früh wie möglich, also im E-Mail-Server einzurichten, wenn das möglich ist. Warum? Weil dann die E-Mails erst gar nicht dein Mailprogramm erreichen, bzw. über deine Datenrate auf dein Handy heruntergeladen werden. Filter, die du in deinem E-Mail-Programm einrichtest, werden nur dann ausgeführt, wenn dein E-Mail-Programm läuft. Vor allem wenn du unterwegs bist, kann es bei einer langsamen Internetverbindung nervig und auch teuer sein, wenn die Mails zunächst auf deinem Rechner landen, bevor sie gefiltert werden.

Die zweitbeste Lösung ist dann direkt in deinem E-Mail-Programm. Das geht auf jeden Fall.

Zum Einrichten des Filters definierst du zunächst einmal, was die E-Mails, die du filtern möchtest, gemeinsam haben. Z.B. ich möchte alle Mails, in denen das Wort Newsletter im Betreff vorkommt und die von Adressen versandt wurden, die nicht in meinem Adressbuch gespeichert sind, in das Verzeichnis Newsletter verschieben.

Mit diesen Informationen kannst du einen Filter einrichten, dem du dann am besten den sprechenden Namen „Newsletter“ gibst.

Jetzt bist du dran!

Hier sind nacheinander die Schritte, mit denen du mehr als 30 Tage deiner kostbaren Arbeitszeit pro Jahr einsparen kannst:

1. Schalte noch heute deine E-Mail-Erinnerung aus und lege Zeiten fest, zu denen du in Zukunft deine E-Mails liest.
2. Finde heraus, welche Unterordner du brauchst, um deine E-Mails effektiv sortieren zu können. Wenn du unentschlossen bist, dann starte mit meinen Ordnern aus Trick 2.
3. Richte entsprechende Unterordner im Posteingang ein.
4. Setz dir das Ziel, abends keine Mails mehr direkt in deinem Posteingang zu haben.
5. Notiere dir eine Woche lang, welche E-Mails immer wieder auftauchen, die du entweder stets weiterleiten kannst, eigentlich gar nicht brauchst oder später lesen willst.
6. Richte entsprechende Filter ein, oder finde jemanden, der sie einrichtet.
7. Geschafft! Jetzt gönn dir ein paar schöne Stunden mit deinen Liebsten oder unternimm einfach etwas, das dir Spaß macht. Belohne dich für den Erfolg!

Einen weiteren wichtigen Tipp habe ich noch für dich. Sensibilisiere dein Team. Du musst nicht bei allen E-Mails in Kopie sein. Ein Termin, an dem du nicht teilnimmst, verschiebt sich um ein paar Stunden? So what! So lange deine Mannschaft die Aufgaben innerhalb der vorgesehenen Zeit abarbeitet, musst du nicht alles wissen. Ich werde bei nächster Gelegenheit mal Artikel über Delegieren und Teammanagement schreiben. Da findest du dann konkretere Tipps.

Hast du noch weitere Tipps zum Umgang mit E-Mails, Fragen oder Bemerkungen zu diesem Artikel? Schreib sie bitte unten in die Kommentare oder schicke mir über unser Kontaktformular eine Nachricht. Ich beantworte alle Nachrichten auf jeden Fall persönlich.