Aufgaben einfach und effizient erledigen

Entrepreneure haben immer viel zu tun und weniger Zeit als dafür nötig. Da solltest du nicht auch noch Zeit verschwenden, in dem du deine Aufgabenverwaltung nicht im Griff hast. Das ist allerdings nicht gerade die Stärke von Entscheidniks.

Entscheidniks hat das Problem vieler Manager. Enorm viel zu tun, wenig Zeit und kein vernünftiges System, Dinge zu speichern, sich daran zu erinnern und sie abzuarbeiten. Aber ist ein Aufgabenverwaltungssystem die Lösung? Und wenn ja, welches ist das richtige?

Warum wir eine effiziente Aufgabenverwaltung brauchen

Unser Gehirn ist ein wundervolles Instrument. Leider ist es nicht dafür gedacht, dass wir uns etwas, was zu tun ist, merken. Warum das so ist?

Das Gehirn des Menschen hat sich seit zehntausend Jahren nicht wirklich verändert. Männer und Frauen mögen sich unterscheiden, aber grundsätzlich dient das Gehirn dazu, auf äußere Einflüsse zu reagieren, im richtigen Moment richtige Entscheidungen zu treffen und Tätigkeiten durch häufiges Wiederholen zu lernen.

Wofür das Gehirn aber nicht gemacht ist, ist sich im Moment sinnlos erscheinende weil in der Zukunft liegende Dinge zu merken wie z.B:

• heute Abend muss ich die Datensicherung starten,
• morgen muss ich unbedingt die Präsentation für XY fertigstellen,
• nächste Woche muss ich das Controlling aufbereiten,
• auf dem Nachhauseweg sollte ich noch Brot für das Abendessen kaufen,

Dabei auch noch die Prioritäten zu beachten, ist völlig unmöglich.

Da das alles in dem Moment, in dem wir daran denken, nicht wichtig ist, vergessen wir es einfach. Oder wir wiederholen das, was wir uns merken wollen, wieder und wieder.

Die ständigen Wiederholungen brauchen Gehirnkapazität und verursachen Stress. Gehirnkapazität, die wir dringend benötigen, um die anstehenden Aufgaben zu erledigen. Stress, weil wir ständig daran denken, dass wir nichts vergessen dürfen, oder was wir jetzt schon wieder vergessen haben.

Also macht es Sinn, eine funktionierende Aufgabenverwaltung einzuführen oder Task Management zu betreiben, wie es auf Neudeutsch heißt, damit wir unsere Gehirnkapazität für sinnvolle Dinge nutzen können und gleichzeitig den Stress reduzieren.

Trotzdem gibt es natürlich jede Menge Ausreden, keine Aufgabenverwaltung zu nutzen, das sind…

Die Abers

Natürlich gibt es jede Menge Gründe, die gegen eine Aufgabenverwaltung sprechen. Schließlich beherrscht das Genie das Chaos und außerdem sind wir doch alle so wahnsinnig spontan. Oder nicht?

Aufgabenverwaltung kostet doch bloß Zeit, ich habe doch alles in meinem Kopf.

Ja, das höre ich oft. Es stimmt allerdings nicht. Dadurch, dass du deine Aufgaben in deinem Kopf hast, verschwendest du deine Zeit damit, darüber nachzudenken, was als nächstes zu erledigen ist, oder du musst sogar auf halbem Weg umdrehen, weil du irgendetwas Wichtiges vergessen hast.

Mit einer Aufgabenverwaltung gewinnst du Zeit, weil du viel fokussierter arbeiten kannst. Du lässt dich weniger durch unwichtiges „Könnte auch mal getan werden“ von den Aufgaben ablenken, die dir den ersehnten Erfolg bringen. Auch das Delegieren fällt dir viel leichter, weil du garantiert zum richtigen Moment daran denkst, die Ergebnisse einzufordern. Die Aufgabenplanung, so wie wir sie machen, kostet dich höchstens 15 Minuten am Tag. Ein kleiner Preis für einen großen Gewinn, wie ich finde.

Da brauche ich doch bestimmt irgendeine tolle Software dafür.

Unsere Aufgabenverwaltung funktioniert genauso auf Papier wie auf dem Computer oder dem Smartphone. Wenn du eine Software nutzen willst, dann kannst du das tun, es ist aber nicht erforderlich, etwas Neues anzuschaffen. Dein E-Mail-Programm oder eine Tabellenverwaltung tun es auch.

Ich mache meine Aufgabenverwaltung doch mit dem Kalender.

Ein Kalender ist keine Aufgabenverwaltung, sondern eine Terminverwaltung. Das ist etwas gänzlich anderes. Klar gibt es Aufgaben, die genau zu einem bestimmten Termin gestartet oder erledigt werden müssen. Das sind dann aber Termine und keine Aufgaben.

Mal ehrlich, findest du es nicht frustrierend, Aufgaben im Kalender von einem Tag auf den nächsten und dann den übernächsten weiter zu schieben. Ich finde, das ist weder motivierend noch effizient.

Die Basis: Getting Things Done

Das Standardwerk aus dem englischsprachigen Raum zum Thema, wie man möglichst effizient möglichst viel erledigt:

• auf Deutsch David Allen – „Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag.“ (Überarbeitete Neuausgabe 2015)
• oder wer es auf Englisch lesen kann David Allen – „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.“ (2015)

Das ist die Basis. Allerdings haben wir das System radikal vereinfacht und damit viel leichter umsetzbar gemacht. Das Schöne: Es funktioniert immer. Egal, ob du mit dem PC oder dem Smartphone arbeitest oder eher ein Fan der absolut absturzsicheren Variante auf Papier bist.

Das Wie

Um die Aufgaben übersichtlich zu verwalten, führe ich mehrere Listen:

1. Eingangskorb oder Inbox
   Hier kommt alles hinein, was dir tagsüber einfällt, zugesandt wird (E-Mail, Post etc.). Vermutlich wirst du mehrere sogenannte Eingangskörbe haben, z.B. dein Smartphone, einen Notizblock, ein Postfach in deinem Mailprogramm.
2. Themenlisten oder Backlog
   Das sind die Aufgaben, an denen du in den nächsten Wochen aktiv arbeitest. Je nach Thema gibt es dann unterschiedliche Listen, zum Beispiel für Cactus Competence: Content, Marketing, Weiterbildung, Networking und Management.
3. Später
   Das sind Dinge, die du gerne einmal tun möchtest, für die aber im Moment keine Zeit ist. Diese Liste wird bei mir in Onenote wie eine Einkaufsliste geführt. Ich schaue sie einmal im Monat durch und übernehme Aufgaben in die Themenlisten.
4. Erledigt oder Done
   Diese Liste ist eine Motivationsliste. Hier hinein werden die Aufgaben verschoben, sobald sie erledigt sind. Wenn ich dann meine Wochenplanung mache, kann ich richtig feiern, was ich wieder alles geschafft habe.

Ich habe für jedes Hauptthema eine eigene Bestandsliste. Also beispielsweise für private Aufgaben und für Berufliches. Das erleichtert es mir, die Dinge zu trennen und auch richtig abzuschalten, wenn ich zu Hause bin.

Tagesplanung

Damit das Ganze funktioniert, gibt es ein paar einfache Regeln, an die du dich sich halten solltest:

1. Alles was dir tagsüber als zu erledigende Aufgaben einfällt, kommt in den Eingangskorb (Inbox), außer du befindest dich gerade an einem Ort, an dem sich die Aufgabe sofort und binnen 5 Minuten erledigen lässt. Zum Beispiel, dir fällt ein, dass du Brot für das Abendessen mitbringen sollst und du bist gerade in der Stadt vor deiner Lieblingsbäckerei, dann macht es natürlich keinen Sinn, das erst einmal zu notieren. Prinzip verstanden?
2. Alle Aufgaben, die du erledigt hast, kommen in die Done-Liste.
3. Du leerst den Eingangskorb, verarbeitest also alle Notizen, Postfächer etc. jeden Abend bevor du die Planung des folgenden Tages machst.
4. Alles was nicht notwendig ist, um deine Ziele zu erreichen, kommt in den Papierkorb.
5. Alles an dem du aktuell nicht arbeiten kannst, oder das später als in den nächsten 4 bis 8 Wochen zu erledigen ist, kommt entweder in die Liste „Später“ oder wird als Referenzmaterial abgelegt.
6. Alles was du selbst tun musst und was hier und jetzt in weniger als 5 Minuten erledigt werden kann, wird sofort erledigt.
7. Alles was du delegieren kannst, wird delegiert, kommt in eine Themenliste und wird mit einer Erinnerung versehen, damit du daran denkst nachzufragen, falls das Ergebnis zu einem bestimmten Termin nicht vorliegt.
8. Alles was du selbst erledigen musst und nur einen Schritt benötigt, wird so beschrieben, dass du jederzeit weißt was zu tun ist und was das Ergebnis der Aktion sein soll, und wird dann in eine der Themenlisten übernommen. Diese Aufgaben werden aber nicht zum Erledigen für diese Woche markiert!
9. Alles was du selbst erledigen musst und mehrere Schritte benötigt, wird zu einem „Projekt“ und so einfach wie möglich geplant (Checkliste mit allen Unteraufgaben) und in den die Themenliste übernommen. Für große Projekte gibt es dann eine eigene Projektplanung, aber das ist ein eigenes Thema.
10. Aufgaben, die zu einer bestimmten Uhrzeit an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen, kommen in den Kalender und nicht in die Aufgabenplanung. Denn das sind Termine.
11. Wichtig: Nur falls eine Aufgabe wirklich eilig ist, wird sie direkt für den morgigen Tag zum Erledigen markiert. Hier solltest du besonders kritisch sein.

Aufgaben für morgen festlegen

12. Wahrscheinlich sind noch Aufgaben markiert, die du heute erledigen wolltest. Diese bleiben markiert und sollten in deiner Priorität nach oben rutschen. Außerdem markierst du die Aufgaben in den Themenlisten, die du vorhast, morgen zusätzlich zu erledigen. Insgesamt sollten maximal 10 Aufgaben markiert sein. Mehr wirst du voraussichtlich ohnehin nicht schaffen.
13. Wenn dein Werkzeug eine einfache Möglichkeit enthält, die Aufgaben ihrer Wichtigkeit nach zu sortieren, dann kannst du das tun. Allerdings solltest du das Thema Priorisierung auch nicht überbewerten und zu viel Zeit darauf verschwenden. Aktuelle Projekte sollten stets mit einer Aufgabe im Bestand vertreten sein, damit kein Projekt auf der Stelle tritt.

Wochenplanung

14. Wenn du deine Wochenplanung machst, markierest du die Aufgaben, die du in dieser Woche erledigen willst.

Die Werkzeuge

Egal ob du eher mit Computer, Smartphone und Tablet arbeitest oder ein Freund von der Papierversion bist, um deine Aufgaben effizient zu verwalten, wirst du 2 Werkzeuge brauchen: einen Kalender und eine Aufgabenverwaltung.

Ein Extra-Tipp von mir, belass es dabei. Mehr Werkzeuge heißt auch mehr Wartungsaufwand und daher mehr Komplexität. Eine Aufgabe wird nicht dadurch erledigt, dass man sie aufwändiger plant.

Software

Es gibt verschiedene Arten von Software, die diese Aufgaben erfüllen.
Du solltest in jedem Fall darauf achten, dass die Software auf allen Geräten verfügbar ist, die du benutzt. Wenn du anfängst, Listen auszudrucken, dort Aufgaben manuell abzuhaken, um abends das Ganze auf deinem PC nachzuvollziehen, wirst du schnell die Lust verlieren.

Wir verwenden Trello zur Aufgabenverwaltung. Es hat den Vorteil, dass es sich mit allen unseren Geräten wie PC, Smartphone und Tablett synchronisiert und bedienen lässt, auch von unterwegs. Wie wir das machen kannst du hier nachlesen. Außerdem findest du hier einen Link, der dich direkt zu Trello führt, damit du es ausprobieren kannst. Natürlich gibt es noch jede Menge andere Möglichkeiten wie Evernote, Wunderlist, Todoist, Basecamp und Asana, um nur einige zu nennen.

Als Kalenderanwendung nutzen wir den Kalender von Google, da der sich mit unserer E-Mail-Anwendung Thunderbird gut synchronisiert und auch mit dem Mobiltelefon gut zusammenarbeitet.

Papierform

Am besten eignen sich Kalender mit einer Seite pro Tag, damit ausreichend Platz für Notizen bleibt. Die Aufgabenlisten müssen unbedingt auf separaten Blättern geführt werden, damit Aufgaben, die an einem Tag nicht erledigt wurden, nicht mühselig auf den nächsten Tag übertragen werden müssen. Du solltest also auf ein System achten, das die Möglichkeit bietet, neue Blätter einzuheften und alte Blätter mit erledigten Aufgaben zu entfernen.

Jetzt bist du dran!

1. Installiere die Software, die du dir ausgesucht hast. Alternativ kaufe den Kalender/ Organizer, der sich am besten für dich eignet.
2. Im ersten Schritt musst du unbedingt alle deine Aufgaben erfassen und verarbeiten. Erst wenn du weißt, dass alle Aufgaben in deinem System sind, wird sich dein Gehirn entspannen, da nichts mehr vergessen werden kann. und das Stressniveau nimmt ab.
3. Sorge dafür, dass du stets etwas zum Notieren von Aufgaben dabeihast.
4. Plane Zeit für deine tägliche Planung ein, damit die Aufgabenliste aktuell bleibt.
5. Tu es.

Hast du bereits ein System zur Aufgabenverwaltung für dich gefunden? Oder hast du womöglich sogar schon Erfahrung mit Getting Things Done? Was hat dich daran gestört, was fandest du gut? Ich bin gespannt auf deinen Erfahrungsbericht. Schreib ihn bitte unten in die Kommentare oder schicke mir über unser Kontaktformular eine Nachricht. Ich beantworte alle Nachrichten auf jeden Fall persönlich.

…

Erläuterung der Begriffe aus Aufgabenplanung und Getting Things Done

Ich habe dir als Anhang die wichtigsten Begriffe aus der Aufgabenplanung nach Getting Things Done erläutert.

Aufgabe: Eine Aufgabe ist etwas, das ich in einem Rutsch an einem Ort erledigen kann und das bis zu einer Stunde in Anspruch nehmen kann, z.B. Ein Dokument verfassen. Wichtig ist, für eine Aufgabe nicht nur das Tun, sondern auch das Ziel zu definieren. Wie sieht das Ergebnis aus, wenn die Aufgabe erledigt ist.

Aufgabenplanung: Die Aufgabenplanung ist nicht termin- sondern prioritätsgesteuert. Wir erledigen das Wichtigste zuerst. Und was wir heute nicht erledigen, wird eben morgen erledigt. Das erlaubt es uns, einen vollen Arbeitstag zu haben, ohne uns dem Frust der heute liegengebliebenen Aufgaben auszusetzen. Aus der Zeit, als Aufgaben noch im Kalender geführt wurden, stammt auch die Regel, dass man seinen Tag nur zu 60% verplanen sollte. Mit einer funktionierenden Aufgabenplanung kannst du sicher sein, die wichtigsten Dinge des Tages erledigt zu haben, bevor du aus dem Büro gehst.

Eingangskorb: Der Eingangskorb ist kein Korb als solcher, sondern der oder vielmehr die Orte, an dem neue Aufgaben im Laufe eines Tages notiert werden oder eingehen.

Erledigen: Eine Aufgabe bearbeiten, bis das Ziel für diese Aufgabe erreicht ist.

Kalender: Für die Aufgabenverwaltung ungeeignetes Instrument. Aufgaben, die ich an einem Tag geplant und nicht erledigt habe, auf den nächsten Tag zu schieben, ist nicht nur unproduktiv und demotivierend, sondern sorgt auch für ein vollkommen unnötiges schlechtes Gewissen. Der Kalender eignet sich dagegen hervorragend, um Termine zu verwalten. Eine Besprechung mit dem Steuerberater am 3. November um 16 Uhr ist ein Termin und gehört in den Kalender. Die Vorbereitung der dazu nötigen Unterlagen gehört in die Aufgabenverwaltung zusammen mit einer Erinnerung, wann spätestens begonnen werden muss, um die Aufgabe rechtzeitig abzuschließen.

Kontext (@): In dem Getting Things Done System wird jeder Aufgabe und jedem Schritt ein Kontext zugeordnet, in dem dieser Schritt erledigt werden kann. Also zum Beispiel @Computer oder @Unterwegs. Anhand des Kontexts, in dem man sich befindet, kann man dann entscheiden, welche Aufgaben erledigt werden können. Die Aufgaben werden dabei nicht nur nach den nächsten zu erledigenden Aufgaben, sondern auch nach Kontextlisten organisiert. Wir haben das ausprobiert, konnten aber außer dem Zusatzaufwand keinen Effizienzgewinn feststellen, da wir bei der Tagesplanung bereits sehen können, in welchem Kontext wir uns befinden werden. Daher planen wir unsere Aufgaben nur nach Themenlisten, um die Sache etwas übersichtlicher zu gestalten. Ein Beispiel: Ich mache meine Tagesplanung und sehe in meinem Kalender, dass ich morgen früh 2 Stunden Auto fahre, um einen Kunden zu besuchen. Also sortiere ich die Themenliste so, dass Telefonate ganz oben stehen und nicht eine aufwändige Recherche, die ich im Büro erledigen muss.

Projekt: Ein Projekt im Sinne der Aufgabenverwaltung ist etwas, das aus mehreren Einzelaufgaben besteht, also nicht wie eine Aufgabe erledigt werden kann. Zum Beispiel die Reifen am Auto wechseln lassen. Dazu muss ich Reifen aussuchen und bestellen, einen Termin mit der Werkstatt vereinbaren, den Wagen zur Werkstatt fahren und wieder abholen. Wenn eine Aufgabe in der Wochenplanung hängen bleibt und nicht erledigt wird, dann liegt das oft daran, dass sich hinter der Aufgabe eigentlich ein Projekt verbirgt und möglicherweise nicht klar ist, was als nächste Aufgabe in dem Projekt zu erledigen ist. Also in unserem vorherigen Beispiel der Reifenwechsel. Ich sehe die Aufgabe, will einen Termin mit der Werkstatt vereinbaren, da fällt mir ein, ich habe ja noch gar keinen Reifen ausgesucht, dazu müsste ich erst einmal recherchieren, dazu aber habe ich gerade keine Zeit, also bleibt die Aufgabe liegen. Kleine Projekte organisiert man sinnvollerweise in Form einer Checkliste, anhand derer man die erledigten Aufgaben und den jeweils nächsten Schritt sofort sieht.

Verarbeiten: Eine Aufgabe verarbeiten heißt, aus einer kurzen Notiz eine Aufgabe oder ein Projekt machen, gegebenenfalls Unteraufgaben notieren und auf jeden Fall ein Ziel für die Erledigung festzulegen.

Warum: Das ist die wichtigste Frage, die du dir bei allem, was du tun könntest oder was jemand will, das du tust, stets als erstes stellen solltest. Warum sollte ich das tun? Falls dir keine befriedigende Antwort einfällt, dann gibt es nur einen Ort, an den diese Aufgabe unbedingt gehört! In den Papierkorb!

Zeugs: Ein Begriff aus Getting Things Done, bezeichnet alles was in unserem Leben eine Aktion erfordert. Also von ungewaschener Wäsche bis zur Steuererklärung. Bevor eine Aufgabenplanung funktioniert, muss erst alles Zeugs erfasst und als Aufgaben und Projekte verarbeitet sein. Solange noch Zeugs offen ist, du also kein Vertrauen haben kannst, dass auch wirklich alle Aufgaben erfasst sind, wirst du deiner Aufgabenverwaltung nicht vertrauen und damit ist das System zum Scheitern verurteilt.

Ziel: Wenn das Ziel einer Aufgabe nicht bekannt ist, du also nicht weißt, wann die Aufgabe erledigt ist, dann macht Aufgabenverwaltung generell keinen Sinn.