Wie rede ich mit meinem Team, wenn es weit weg ist?

Kommunikation ist allgemein nicht einfach, aber wenn die Teammitglieder auch noch weit verteilt sind oder gar verschiedene kulturelle Hintergründe haben, dann kann es ganz schön knifflig werden. Da ist Fingerspitzengefühl gefordert. Du bist Entrepreneur und das betrifft dich nicht? Dann lies weiter, denn gerade Leute wie dich betrifft das.

Ja, auch Projektina muss erfahren, dass Kommunikation mit verteilten Teams nicht einfach ist. Aber was ist denn jetzt mit den Techniken von Gurufiks, was verbirgt sich dahinter?

Warum gibt es überhaupt verteilte Teams?

Natürlich wäre es schön, wenn man sich einfach um einen Tisch herumsetzen und über die Themen sprechen könnte. Im Optimalfall sollten natürlich alle noch denselben kulturellen Hintergrund, dasselbe Bildungsniveau und ungefähr das gleiche Alter haben. Dir ist sicher klar, dass das nie klappt.

Oft ist es aber so, dass du für eine Aufgabe sehr spezifisches Knowhow brauchst, das es halt bei dir um die Ecke nicht gibt. Das beginnt mit dem Programmierer, der eben nicht bei dir in Kassel, sondern in Wien, oder womöglich sogar in Indien sitzt, weil es aus Kostengründen so sein muss. Oder die Grafikdesignerin aus Esslingen, die einfach am schnellsten auf deine Anfrage reagiert und dich überzeugt hat.

All das sorgt dafür, dass du Leute anheuerst, die eben nicht bei dir um die Ecke sitzen. Der Vorteil, es gibt neuen Input, du kannst deine Projekte schneller, zu geringeren Kosten oder überhaupt realisieren.

Heute muss man kein Großkonzern mehr sein, um ein Team zu haben, das rund um den Globus sitzt. Mit Skype, Zoom, E-Mail und dem Datenaustausch über die Cloud gibt es keinen Grund, dass du nicht auch als „Alleinunterhalter“ oder mit einem kleinen Unternehmen die Chancen nutzt, die sich bieten.

Aber es gibt natürlich auch Probleme, wenn man mit Leuten zusammenarbeitet, die man eben nicht seit Jahren kennt, oder die nicht aus dem gleichen Dorf kommen. Mit ein wenig Übung wirst auch du diese Probleme in den Griff bekommen.

Die 3 größten Probleme bei verteilten Teams und wie du sie löst

Schauen wir uns mal die größten Probleme bei der Arbeit mit verteilten Teams und die Lösungen dazu an.

Kulturelle Unterschiede

Mit der Kultur kommt das Verständnis über zwischenmenschliche Beziehungen und das Sozialverhalten allgemein.

Das Problem

Jedes Land, jede Volksgruppe hat ihre eigene Kultur, das weiß jedes Kind. Die Probleme, die sich daraus ergeben, kennen die Menschen in Deutschland seit der Flüchtlingswelle in 2016. Dabei muss man noch nicht einmal nach Syrien gehen, um kulturelle Unterschiede erleben zu können.

Wenn du einem Ur-Italiener und einem Ur-Schweden beim Reden zusiehst, weißt du gleich, dass hier irgendetwas anders ist. Da sich die Völker heute sehr vermischen, kannst du allerdings nicht mehr davon ausgehen, dass Francesca Carbonara wirklich einer alten italienischen Familie entstammt und nicht vielleicht erst vor wenigen Jahren aus Schweden herübergekommen ist. Sie hat geheiratet und schon bist du in die Irre geführt.

Je weiter du dich von der heimatlichen Scholle entfernst, desto größer werden die Unterschiede. Übrigens nur zur Warnung, auf andere Menschen wirken wir genauso seltsam, wie sie auf uns. Und was die Kultur angeht, gibt es nicht besser oder schlechter, sondern nur anders. Also bloß nicht hochnäsig werden.

Nur mal ein Beispiel:

In arabischen Ländern, aber auch in Indien und Pakistan zählen Beziehungen wesentlich mehr als Uhrzeit und Datum. In deutscher Manier auf eine präzise Einhaltung eines bestimmten Termins zu bestehen gilt als extrem unhöflich.

Aber du musst gar nicht so weit gehen, schon in unterschiedlichen sozialen Schichten kann das Verständnis über Pünktlichkeit, Höflichkeit und andere Verhaltensweisen des täglichen Lebens ganz unterschiedlich sein.

Die Lösung

Meiner Erfahrung nach braucht es zur Lösung dieses Problems 3 Schritte.

Schritt 1:
Baue eine Beziehung zu deinem zukünftigen Teammitglied/ Geschäftspartner auf. Wenn ihr euch nicht persönlich treffen könnt, dann mache wenigstens einen Termin online aus.
Je wichtiger das Thema Beziehung ist, desto wichtiger ist es zunächst einmal, über persönliche Dinge zu sprechen (Hobbies, Kinder, Familie, etc.). Unterhaltet euch in Ruhe über alle möglichen Themen.

Schritt 2:
Erkläre deinem Neuzugang dein Business/ dein Produkt. Was du erreichen willst, was dir wichtig ist und warum seine Rolle im Projekt wichtig ist. Zeige ihr oder ihm, dass er dir persönlich wichtig ist, dass du seine Expertise und sein Können schätzt und dass du dich auf die Zusammenarbeit freust.

Schritt 3:
Wenn du Aufgaben verteilst oder Ziele definiert werden, dann halte dich strikt an das SMART-Prinzip. Formuliere so klar wie irgend möglich, lass bezogen auf das Ergebnis möglichst keine Interpretationsspielräume. Nur dann wirst du nachher auch das bekommen, was du willst. Eine gute Idee ist auch, denjenigen, der eine Aufgabe ausführen soll, nochmals genau wiederholen zu lassen, was er verstanden hat, was er tun wird und wie das gewünschte Ergebnis aussieht. So kannst du dir und ihm eine Menge Umwege und Frust ersparen. Gerade mit neuen Geschäftspartnern, die du noch nicht so gut kennst, solltet ihr diese dann auch schriftlich festhalten.

Sprachliche Unterschiede

„Das Englische ist eine einfache aber schwere Sprache. Es besteht aus lauter Fremdwörtern, die falsch ausgesprochen werden.“
– Kurt Tucholsky –

Das Problem

Wer mal von Norden nach Süden durch Deutschland und vielleicht weiter nach Österreich oder in die Schweiz gereist ist, dem ist das bestimmt schon aufgefallen. Die deutsche Sprache klingt an unterschiedlichen Orten völlig unterschiedlich oder ist für den gewöhnlichen Hochdeutschen mit normal trainierten Ohren gar komplett unverständlich.

Mir ist das neulich in der Schweiz so ergangen. In meiner ganzen Naivität dachte ich, ich könnte bei Schwyzerdütsch zumindest ein bisschen was verstehen. Als mich auf dem Bahnhof dann eine ältere Dame auf Englisch angesprochen hat, war selbst mir klar, dass ich da wohl noch was zu lernen habe.

Aber Spaß beiseite. Das sollte kurz zeigen, es muss nicht gleich Englisch, Französisch oder Spanisch sein, damit du in Kommunikationsschwierigkeiten kommen kannst.

Die Lösung

Auch für dieses Problem schlage ich dir mehrere Schritte vor.

Schritt 1:
Gehe in dich und sei ehrlich mit dir. Welche Sprachen kannst du? Ist dein Englisch beispielsweise so sattelfest, dass du dich klar ausdrücken kannst? Wenn du dir nicht sicher bist, dann mach einen Sprachtest oder versuche, dein Produkt oder deine Dienstleistung einem englischen Muttersprachler zu erklären, und lass dir nachher wiedergeben, was er verstanden hat. Wenn du einen Sprachtest machst, dann solltest du zum Beispiel bei einem TOEIC Test mindestens 785 Punkte schaffen.

Schritt 2:
Wähle dein Team passend zu deinen Sprachkenntnissen. Wenn die Leute auch untereinander zusammenarbeiten sollen, dann braucht es eine gemeinsame Sprache. Außerdem lohnt es sich, dem Team klare Regeln vorzugeben. Beispielsweise, dass Dialektwörter tabu sind, alle sich im Rahmen ihrer Möglichkeiten an die Standardsprache zu halten haben (zum Beispiel Hochdeutsch, BBC-Englisch, …). Ziel der Kommunikation ist es schließlich, verstanden zu werden.

Schritt 3:
Kommuniziere klar, verwende einfache Wörter und verzichte auf Zweideutigkeiten und Humor. Vor allem beim gesprochenen Wort lass dir stets wiedergeben, was der andere verstanden hat. Und umgekehrt wiederhole konsequent was du verstanden hast.

Technikprobleme

„Wer heute ein Land vernichten will, der braucht nur den Strom abzudrehen.“
– unbekannter Autor –

Das Problem

Im Gegensatz zum persönlichen Gespräch rund um einen Tisch ist man bei der Zusammenarbeit in einem verteilten Team stark von der Technik abhängig.

Es scheint ja alles möglich, Gespräche rund um den Globus mit Skype, Zoom und Co. oder per Telefon. Hochgeschwindigkeitsinternet, das das Hoch- und Runterladen von Videos zum Kinderspiel macht, Filesharing in der Cloud, damit das ganze Team auf die Daten zugreifen kann. Alles kein Problem, oder?

Das Problem ist, dass nicht alles für jeden überall verfügbar ist.

Das liegt zum einen an persönlichem Knowhow. Du solltest nicht vergessen, dass es auch heute noch Leute gibt, die keinen PC und MS Office haben, das Internet nur zum Surfen nutzen und Skype für eine Insel in der Karibik halten. Trotzdem können sie auf Ihrem Gebiet brillant sein.

Oder es liegt schlicht an der Verfügbarkeit. Ist die Internetverbindung langsam, wird das Ansehen eines Schulungsvideos zur Geduldsprobe oder wenn dein Teammitglied im Funkloch sitzt, ist er einfach nicht per Handy erreichbar. Eine Netzabdeckung von 95% heißt nämlich auch, dass 5% der Menschen keinen Mobilfunkzugang haben.

Die Lösung

Es lohnt sich, dass du dir Gedanken machst, was du für Technik in der Kommunikation verwenden willst. Reicht E-Mail oder brauchst du High-Speed Internet, weil riesige Dateien verschickt werden müssen. Sollen persönliche Gespräche via Skype o.ä. geführt werden oder lieber per Telefon. Überlege dir auch, welche Kompromisse du bereit bist einzugehen oder welche Alternativen es gibt, wenn dein potentieller Mitarbeiter oder Geschäftspartner die eine oder andere Anforderung nicht erfüllt.

Deine Anforderungen teilst du deinen potentiellen Mitarbeitern von vorneherein mit und machst mit jedem als Teil des Bewerbungsprozesses einen Technikcheck, um sicher zu sein, dass auch alles funktioniert. Diejenigen, die durch den Technikcheck fallen, müssen entweder eine Lösung finden oder sind halt kein Teil deines Teams. Das mag hart klingen. Aber wenn du hier faule Kompromisse machst, dann wirst du dir unnötig Arbeit ans Bein binden und dein Business bremsen.

Jetzt bist du dran!

Jetzt bin ich gespannt auf dein Feedback und deine Erfahrungen.

Hast du schon mal mit einem Team gearbeitet, das in verschiedenen Städten oder gar Ländern beheimatet war? Wie hat es geklappt? Was lief gut und was weniger gut? Hast du Tipps für uns?

Schreibs bitte unten in die Kommentare oder schicke mir über unser Kontaktformular eine Nachricht. Ich beantworte alle Nachrichten auf jeden Fall persönlich.