Wie du Aufgabenverwaltung, Projektmanagement und kreative Prozesse optimierst und Zeit, Geld und Nerven sparst. Und das alles mit einem kostenlosen, aber sehr leistungsstarken webbasierten Werkzeug, das ich selbst intensiv nutze. Was du damit tun kannst, und was nicht und ob sich die kostenpflichtigen Versionen für dich lohnen oder nicht, erfährst du in diesem Artikel.

Warum brauchst du überhaupt ein Werkzeug?

Du arbeitest allein, denkst sehr strukturiert, hast deine Aufgabenverwaltung voll im Griff, bei deinen Projekten kommt nie unerwartet etwas dazwischen und überhaupt hast du weder einen Computer, noch ein Smartphone? Dann ganz ehrlich, ist Papier das beste Werkzeug für deine Arbeit und du kannst aufhören zu lesen und dich mit etwas anderem beschäftigen.

Bei der Menge an Informationen, die wir heute verarbeiten müssen, spüren wir die Beschränkung unseres Gehirns manchmal nur allzu deutlich. Die Überlastung sorgt für Stress, wichtige Sachen werden vergessen und unwichtige Dinge nehmen zu viel Platz ein. Die Lösung ist der Einsatz eines der Situation und Aufgabe angepassten Werkzeugs.

Genau genommen ist auch Papier ein Werkzeug. Allerdings hat es neben allen Vorteilen (es stürzt nicht ab, ist unempfindlich, ihm geht nicht der Strom aus, etc.) auch einige sehr wichtige Nachteile. Es ist ab einer gewissen Menge an Informationen schwer, unhandlich, unflexibel und für das Arbeiten im Team ungeeignet. Ein Internet- oder zumindest Software-basiertes Werkzeug ist da sinnvoller.

Wenn du deine Produktivität steigern möchtest, und das Arbeiten mit Computer, Tablet und Smartphone für dich zum Alltag gehört, dann kannst du mit einem Werkzeug, das dich optimal unterstützt, Bäume ausreißen und mehr Spaß beim Job haben. Ein solches Werkzeug ist Trello^®.

Zusammenfassung für Eilige

Trello^® ist eine Karten-basierte Softwarelösung, die sich für Aufgabenverwaltung, die Steuerung einfacher Projekte und kreative Tätigkeiten eignet. Es hat den großen Vorteil, dass es Internet-basiert und plattformübergreifend (Webbrowser, Windows 8, Android und iOS) einsetzbar ist.

Vorteile und Einsatzbereiche von Trello

• Kann auf dem PC, auf Smartphones und Tablets (Android und Apple) verwendet werden
• Ist Internetbasiert und daher sind eigegebene Informationen sofort auf allen Geräten verfügbar
• Auch bei fehlender Internetverbindung (Smartphone, Tablet) können Karten verwaltet und angelegt werden
• Ist sehr flexibel auf die Erfordernisse des Benutzers einstellbar
• Ist einfach zu verstehen und zu benutzen
• Aufgaben können auch per Mail hinzugefügt werden
• Kann durch kostenlose Plugins erweitert werden
• Integrierter Kalender
• Ist in der Basisversion kostenlos
• umfangreiche Teammanagement Funktionen (kostenpflichtig)
• automatisches Backup (kostenpflichtig)

Nachteile und Beschränkungen

• Karten (Aufgaben) können nicht zueinander in Beziehung gesetzt werden (man muss sich mit Links in der Kartenbschreibung behelfen)
• In der Basisversion keine Nutzerverwaltung und kein Backup
• Ohne Internetverbindung nur eingeschränkte Funktionen

Versionen

Trello gibt es aktuell in 4 unterschiedlichen Versionen und hier zeige ich dir, was die einzelnen Versionen mitbringen und welche sich lohnen oder auch nicht. Insbesondere die kostenlose Version lässt sich durch Browser-Erweiterungen verbessern. Gib einfach im entsprechenden App-Store deines Browsers Trello ein und du findest Erweiterungen wie Zeiterfassung, Backup und andere.

Die kostenlose Version

Die kostenlose Version von Trello bringt eigentlich alles mit, was du zur täglichen Arbeit für dich allein oder mit einem kleinen Team benötigst. Das folgende Beispiel ist mit der kostenlosen Version entstanden. Wir nutzen aktuell diese Version.

Beispiel für eine Aufgabenverwaltung mit Trello bei Cactus Competence

Die kostenlose Version hat einige Einschränkungen. Du kannst unbegrenzt viele Karten, bis zu 10 Boards pro Arbeitsbereich/Unternehmen anlegen und hast unbegrenzten Speicherplatz. Du kannst beliebig viele Nutzer einladen, um dein Trello mit ihnen gemeinsam zu nutzen.

Dennoch gibt es natürlich einige Limitierungen, und jeder muss für sich entscheiden, ob ihn das stört. Die Größe der Anhänge, die du an deine Karten anhängen kannst ist auf 10 MB pro Anhang begrenzt. Es gibt keine vernünftige Möglichkeit, ein Backup deiner Karten anzulegen. Die einzige Möglichkeit ist, diese regelmäßig zu exportieren. Nutzer, die du zu deinen Boards eingeladen hast, kannst du Admin- oder normale Rechte zuweisen, eine weitere Differenzierung gibt es nicht.

Die Standard-Version

In der Standard-Version bekommst du für aktuell 5$ pro Benutzer und Monat einige überwiegend ästhetische Upgrades.

Es gibt wesentlich mehr individualisierte Sticker und Emoticons, mit denen du deine Karten versehen kannst. Du kannst einen beliebigen Hintergrund für deine Boards wählen. Übrigens sind die Hintergründe in unseren Beispielen alle individuelle Hintergründe, die wir irgendwann einmal, als wir gerade einen Monat Gratis-Standard-Mitgliedschaft hatten, eingefügt haben. Einmal eingefügt, bleiben sie für immer erhalten.

Der größte Vorteil der Standard-Version ist, dass man damit eine unbegrenzte Anzahl Boards anlegen kann. Außerdem ist nun das Upload-Volumen für Anhänge dann 250 MB erweitert. Die Limitierungen in Sachen Backup und Nutzerverwaltung bestehen weiterhin.

Trello bewirbt diese Version damit, dass du hier eine Möglichkeit hast, die Entwicklung von Trello zu unterstützen und zusätzlich ein paar nette Gimmicks zu bekommen. Du kannst übrigens einige Freimonate der Standard-Version erhalten, wenn du weitere Nutzer zu Trello einlädst. Mein Link zu Trello ist so ein „Affiliate“-Link.

Die Premium-Version

Die Premium-Version kostet zurzeit 10$ pro Benutzer und Monat und bietet echte Businessleistungen, die weit über die Standard-Version hinausgehen. Die Leistungen der Standard-Version sind übrigens in der Premiumversion enthalten.

Die Premium-Version ist ideal für Teams mit bis zu 100 Personen, die mehrere Projekte nachverfolgen und ihre Aufgaben auf unterschiedliche Weise visualisieren müssen.

Mit der Premium-Version kannst du individuell für einzelne Nutzer und Nutzergruppen Rechte vergeben. Was können sie anlegen, was verändern und was nicht. Die Premium-Version bietet zwar kein echtes Backup, aber immerhin kannst du alle deine Daten in einem Zug herunterladen und musst es nicht für jedes Board einzeln machen.

Die Premium-Version lohnt sich also für alle, die ein größeres Team leiten, externe Dienstleister einbinden wollen und eine gute Exportfunktion brauchen.

Die Enterprise-Version

Nur der Vollständigkeit halber… Zusätzlich zu den oben genannten Versionen gibt es noch eine Enterprise-Version. Diese richtet sich an große Unternehmen, in denen Trello von verschiedenen Teams genutzt wird. Für unsere Zwecke also hier nicht relevant, deshalb gehe ich hierauf nicht weiter ein.

Wie kannst du Trello nutzen

Trello ist ein sehr universelles Werkzeug. Aber für welche Aufgaben taugt es, und wo ist es überfordert? Das hier sind unsere Erfahrungen und Tipps:

Aufgaben verwalten

Aufgabenverwaltung ist eine der Königsdisziplinen von Trello. Wir werden demnächst einen Artikel über die Aufgabenverwaltung schreiben und erklären, wie man so ein Board am besten aufbaut und welche Listen du anlegen solltest, um deine Aufgaben möglichst effizient zu verwalten.

Die ganz große Stärke von Trello ist seine Flexibilität, die einfache Bedienung und dass es auf allen Plattformen verfügbar ist. Damit hast du deine Aufgaben immer dabei und musst neues nicht erst einmal auf Papier notieren oder die aktuellen Aufgaben des Tages ausdrucken, um sie dabei zu haben.

Übrigens kannst du eine neue Aufgabe auch unterwegs mit deinem Smartphone anlegen, wenn du gerade offline bist. Trello synchronisiert sie dann, sobald du wieder ein Netz hast.

Projekte managen

Was das Projektmanagement angeht, reden wir hier nur über das Thema Projektaufgaben und Termine managen. Da es bei Trello keine Backup-Funktion (wenigstens in der kostenlosen Version) gibt und das Upload-Volumen begrenzt ist, ist es für die Verwaltung von Projektdokumenten ungeeignet. Hier bist du beispielsweise mit Google Drive, Onedrive oder Dropbox besser beraten.

Auch Projektmanagement ist inzwischen mit Trello machbar. Falls du deine Projekte nach dem Scrum- oder Agile-System führst, dann kann Trello dein Werkzeug sein. Insbesondere der einfache und flexible Aufbau und die Möglichkeit, Karten einfach von einer Liste in die nächste, also zum Beispiel vom Backlog in den Sprint, zu schieben helfen hier enorm. Für einfachste Projekte gibt es obendrein die Möglichkeit, innerhalb einer Karte eine Checkliste anzulegen, also ganz auf aufwändiges Projektmanagement zu verzichten.

Der große Vorteil bleibt natürlich, dass du, egal wo du bist, deinen Projektplan immer dabei hast. Da du obendrein deine Teammitglieder zu den entsprechenden Trello-Listen einladen kannst, haben auch diese die Projektplanung immer und überall verfügbar. In diesem Fall macht es Sinn, wenn du dir über die Premiumversion Gedanken machst, denn eine echte Nutzerverwaltung verbessert hier die Sicherheit doch ganz enorm.

Wenn du deine Projekte lieber im klassischen Projektmanagement mit einem Projektplan à la Gantt Chart führst, dann ist Trello allerdings nach unserer Erfahrung nicht so gut geeignet. Es gibt keine Möglichkeit, Aufgaben in Beziehung untereinander zu setzen (man kann sich in Ausnahmefällen aber mit einem Link in der Kartenbeschreibung behelfen), die Terminplanung für Aufgaben ist rudimentär und auch wichtige Themen wie Ressourcenplanung bleiben außen vor.

In diesem Fall empfehle ich dir, auf eines der Online-Projektmanagement-Tools zurückzugreifen oder, falls du keine Online-Projektverwaltung brauchst oder möchtest, mit Gantt Project oder Project libre zu arbeiten. Beides sind kostenlose Programme.

Nichts desto trotz kannst du parallel dazu Trello nutzen, um die Projektaufgaben in deinem Team zu managen.

Kreativ sein

Durch das Kartensystem und die Möglichkeit, individuell und unbegrenzt Karten und Listen anzulegen, diese zu sortieren, zusammenzuführen oder zu trennen, eignet sich Trello optimal für kreative Prozesse. Brainstorming lässt sich mit Trello sehr gut durchführen und macht richtig Spaß.

Vokabeln lernen

Sogar für das Lernen von Vokabeln eignet sich Trello hervorragend. Immer wenn es darum geht, etwas auswendig zu lernen, eignet sich das Kartensystem. Christian hat es z.B. auch für seine Vorbereitung für die PMP-Prüfung genutzt.

Für das Vokabeln lernen erstellst du eine Karte pro neuer Vokabel. Du trägst einfach die Vokabel, die du lernen möchtest, in den Titel und die Übersetzung in die Beschreibung ein. Alle neuen Vokabeln werden in Liste „Neu“ erfasst.

Beim Lernen beginnst du dann von rechts in Liste 4. Wenn du eine Vokabel wusstest, verschiebst du sie eine Liste nach rechts. In unserem Fall also von Liste 4 in Liste „fertig“. Falls du eine Vokabel nicht weißt, schaust du dir die Lösung an und belässt sie in der Liste, in der sie gerade ist. Wenn die Vokabeln in Liste „fertig“ gelandet sind, dann kannst du sicher sein, sie zu können. Hier siehst du zum Beispiel meine Liste mit Spanisch-Vokabeln (ja, ich sollte mal wieder etwas tun ;-))

Vokabeln mit Trello lernen

Und so sieht das dann aus, wenn ich eine Karte anklicke, um zu sehen, ob ich die Vokabel richtig gewusst habe.

Vokabeln mit Trello lernen – geöffnete Karte

Noch ein kleiner Tipp: Du siehst auf dem Bild, dass hier nicht nur die Übersetzung erscheint, sondern zusätzlich noch zwei verwandte Anwendungsbeispiele. Ich habe mal irgendwo gelesen, dass das dafür sorgt, dass man diese Begriffe so passiv mit lernt.

Jetzt bist du dran!

Was sind also die nächsten Schritte, die du ergreifen kannst, um deine Produktivität zu steigern?

1. Mache eine Liste von den Dingen, z.B. Aufgabenverwaltung, Lernen, Kreativität, bei denen du dich verbessern könntest.
2. Identifiziere eine Aufgabe, mit der du beginnen willst.
3. Melde dich bei Trello an. Ich würde mich natürlich freuen, wenn du unseren Affiliate-Link verwendest ;-), denn dann bekommen wir einen Monat Standard-Mitgliedschaft von Trello geschenkt. Falls du das aber nicht möchtest, dann ist das natürlich auch OK.
4. Lege dein erstes Trello Board an, benenne es und füge eine neue Liste hinzu. In dieser neuen Liste erstellst du nun deine erste Aufgaben-Karte.
5. Setze diese Aufgabe sofort um.
6. Wenn du deine Aufgabe erledigt hast, kannst du sie entweder archivieren oder in eine Liste „Erledigt“ verschieben. Du wirst sehen, das tut so richtig gut!

Wenn du Hilfe bei der Benutzung von Trello brauchst, dann findest du unten auch einen Link zur Trello-Hilfe, in der du Antworten auf alle Fragen und auch ein paar sehr nützliche Videos findest. Leider ist die Hilfe nur teilweise auf Deutsch verfügbar. Für kniffligere Fragen musst du auf die englische Version ausweichen.

Auch auf Youtube gibt es schon einige Videos zu Trello auf Deutsch. Einfach mal suchen.

Du hast Fragen oder Bemerkungen zu diesem Artikel? Schreib sie bitte unten in die Kommentare oder schicke mir über unser Kontaktformular eine Nachricht. Ich beantworte alle Nachrichten auf jeden Fall persönlich.

Nützliche Links

Mehr über Trello erfahren.

Anmerkung 26.11.2021: Dieser Artikel entstand im Jahr 2017. Inzwischen hat sich Trello verändert, wurde aufgekauft und hat natürlich auch seine Vertriebsstrategie geändert. Ich habe den Artikel vollständig überarbeitet und die aktuellen Versionen und Preise angegeben. Dies ist aber nur eine Momentaufnahme. Wir nutzen Trello noch immer (und immer noch in der kostenlosen Version) und können es noch immer wärmstens empfehlen.