Wieso erreichen wir bloß unsere Ziele nie? Hast du das auch schon mal gehört? Ja? Dann habe ich jetzt eine schlechte Nachricht für dich: Als Projektmanager bist du (ja genau… DU!) dafür verantwortlich, dass das Projektziel erreicht wird. Die richtige Zielsetzung ist dabei das A und O. Schauen wir uns einmal an, wie das bei der “Heißeluft GmbH” so läuft:

Die Zielvereinbarung ist im Projekt, aber auch in vielen anderen Bereichen, sehr wichtig. Trotzdem, hat Projektiks hier überreagiert? So eine Carte Blanche wäre doch auch mal ganz nett. Budget nach oben offen und eine schwammige Zielvorgabe. So baut man schließlich auch Flughäfen, zum Beispiel in Berlin. Allerdings haben die Berliner auch schon ein halbes Dutzend Projektleiter gefeuert!

Wie wichtig ist die Zielvereinbarung überhaupt?

Ohne ein Ziel geht einfach gar nichts! Das fängt bei ganz einfachen Dingen an. Bist du schon mal ohne ein Ziel wandern gegangen? So verhungern Leute im Stadtwald. Aber im Ernst. Selbst wenn sie ihre Kinder zum Spielen rausschicken, vereinbaren Eltern mit ihnen ein Ziel: „Du gehst aber nur bis zum Spielplatz. Und spätestens wenn der kleine Zeiger auf der 3 steht und der Große auf der 12 bist du wieder da“. Ja, das ist eine konkrete Zielvereinbarung.

Und im Job? Fehlanzeige. Auf den ersten Blick klingt ein nach oben offenes Budget wie ein Traum. Wenn dann noch eine schwammige Zielvorgabe wie „senken Sie die Kosten deutlich“ dazu kommt, dann wird das der Stoff, aus dem Alpträume sind.

Warum? Weil eine schwammige Zielvorgabe nur heißt, dass dein Auftraggeber, sei es der eigene Vorgesetzte, die Geschäftsführung oder ein Kunde, sich noch keine genauen Gedanken gemacht hat, was er eigentlich will (oder zu feige ist es zu sagen). Besonders Vorgesetzte wie unser Entscheidniks scheuen oft den Konflikt. Das Problem ist, irgendwann wird er sich die Gedanken machen und dann findet er plötzlich, das Projekt wird zu teuer, dauert zu lange und das Ergebnis ist unbefriedigend.

Nun darfst du raten, wer dafür verantwortlich gemacht wird: Du als Projektleiter. Und das ist auch richtig so! Es ist deine Verantwortung, dass die Zielvorgabe SMART ist. Wie willst du sonst belegen, dass du das Ziel erreicht hast, mit deinem Team feiern, weil es geschafft ist? Sprich, damit Projektleitung Spaß macht, muss die Zielvereinbarung passen!

Das gleiche gilt übrigens auch für dich, wenn du mit deinem Team ein Ziel vereinbarst. Wie willst du erwarten, dass sich dein Team richtig anstrengt, weil nur noch ein kleiner Schritt zum Ziel fehlt, wenn es gar kein Ziel gibt?

Also musst Du auf einer Zielvereinbarung nach dem SMART-Prinzip bestehen und solltest auch mit gutem Beispiel voran gehen.

Zum Abschluss möchte ich dir allerdings auch noch einen Nachteil einer konkreten Zielvereinbarung nennen: Wer kein Ziel hat oder kein konkretes Ziel, der kann zwar nicht siegen, aber auch nicht scheitern.

Jetzt musst du dir die entscheidende Frage stellen, wer bist du? Bist du der Typ mit einem Rückgrat aus Gummi, der lieber nichts tut als irgendwo anzuecken? Der, der jede Herausforderung auslässt, weil er kein Risiko eingehen will? Dessen spannendste Momente im Leben vor dem Fernseher oder Computer stattfinden? Dann solltest du SMARTe Zielvereinbarungen scheuen wie der Teufel das Weihwasser. Allerdings habe ich dann auch noch einen anderen guten Rat für dich: Suche dir einen anderen Job. Projektleiter ist definitiv nichts für dich!

Oder bist du eher wie unser Projektiks, mit starken Nerven, der eine klare Zielvorgabe haben will, damit er weiß, wofür er kämpft? Gut so, dann lies weiter!

Was heißt denn nun SMART?

SMART ist ein Akronym für eine gelungene vollständige Zielvereinbarung.

Man findet in der einschlägigen Literatur die unterschiedlichsten Definitionen für die einzelnen Buchstaben. Ich habe aus all dem das herausgesucht, was meiner Ansicht nach am sinnvollsten ist und uns unserem Ziel, dem Spaß am Projektmanagement, am nächsten bringt. Hier meine Erläuterung:

Spezifisch: Das heißt, dein Ziel ist genau formuliert in allen Details. „Wir entwickeln bis zum 1. Mai einen Plan, wie wir die Kosten für die Produktion von heißer Luft bis zum 31.12. um 10% senken können.“ ist ein Ziel, das die Anforderung Spezifisch erfüllt. Das Ziel von Entscheidniks („deutliche Kostensenkung so schnell wie möglich“) ist eindeutig nicht spezifisch.

Schwammige Ziele geben immer auch schwammige Ergebnisse. Sei bei deinen Zielen so genau wie möglich, denn nur dann weißt du auch, wann du das Ziel erreicht hast. Spezifische Ziele schützen dich auch als Projektleiter. Bei einem schwammigen Ziel kann dir dein Auftraggeber oder Vorgesetzter nämlich jederzeit vorhalten, dass du das Ziel noch nicht erreicht hättest und Nachbesserungen verlangen, die dann selbstverständlich unbezahlt und in deiner Freizeit stattfinden.

Allerdings ein Wort der Warnung. Werde nicht zu spezifisch, denn ansonsten wirst du leicht zum Erbsenzähler und der nächste Buchstabe fällt schwer.

Messbar: Das heißt, das Ziel muss messbar sein. Wenn du dir das Ziel setzt „In 2016 will ich fitter werden“, dann ist das zwar lobenswert, aber nicht messbar. „Bis zum 31.12. will ich mein Gewicht auf 75 kg senken“ hingegen ist messbar und damit SMART.

Wenn du dein Ziel formulierst, solltest du unbedingt darauf achten, dass das Ergebnis deiner Bemühungen einfach zu messen und damit auch auf dem Weg zum Ziel gut zu verfolgen ist, damit du bei Abweichungen schnell reagieren kannst. Ist die Messung zu kompliziert, ungenau oder kannst du das Ergebnis womöglich kaum beeinflussen, dann geht die Motivation bei dir und deinem Team baden.

Habe ich mir zum Beispiel das Ziel gesetzt, die Strecke von München nach Hamburg mit einem durchschnittlichen Benzinverbrauch von 5 Litern pro 100 km zurückzulegen, dann klingt das im ersten Schritt SMART. Ich lese in regelmäßigen Abständen den Benzinverbrauch vom Bordcomputer meines Autos ab und weiß jederzeit, ob ich mein Ziel voraussichtlich erreichen werde.

Wenn wir uns allerdings 100 Jahre in die Vergangenheit begeben, so hätte ich meinen Wagen jedes Mal anhalten und aussteigen müssen. Dann hätte ich mit einem Messstab den Benzinstand im Tank gemessen und daraus von Hand den Benzinverbrauch ausrechnen müssen. Ja, früher wurde das tatsächlich so gemacht. Ich finde, ein schönes Beispiel für eine zu komplizierte Messmethode, die vor allem bei strömendem Regen sehr nervend sein kann. Messe ich aber erst ganz zum Schluss der Strecke, dann hatte ich entweder Glück und bin tatsächlich angekommen, kann aber das Ergebnis und meine Zielerreichung nicht mehr beeinflussen, oder hätte schon vorher Hilfe gebraucht, weil ich mit leerem Tank liegen geblieben wäre

Anspruchsvoll: Das Ziel sollte schon eine Herausforderung für dich darstellen. Ein Ziel, das zu leicht zu erreichen ist, motiviert niemanden und bringt dich nicht weiter. Während Anspruchsvoll die Untergrenze für deine Zielsetzung ist, ist der nächste Punkt, nämlich Realistisch die Obergrenze.

Nehmen wir an, du willst Spanisch lernen. Würde dich das Ziel, ein paar Grußformeln zu lernen, wirklich ausreichend motivieren, dich 3 mal in der Woche hinzusetzen um Vokabeln zu lernen? Wohl kaum, denn das Ziel ist nicht ausreichend anspruchsvoll. Wenn dein Ziel hingegen ist, in 6 Monaten nach Barcelona zu fahren und dich dort mit Einheimischen unterhalten zu können, dann ist das ein anspruchsvolles Ziel und du wirst viel motivierter sein.

Hast du gemerkt, das Ziel ist nicht SMART, denn es fehlt das M. Eine Lösung wäre, sich einen Sprachkurs zu kaufen und sich als Ziel zu setzten, zum Beispiel mindestens bis zu Lektion 99 zu kommen.

Realistisch: Das Ziel sollte aus deiner Sicht realistisch sein. Falls das Ziel für ein Teammitglied bestimmt ist, dann sollte diejenige oder derjenige das Ziel für realistisch halten. Realistisch heißt, das Ziel als machbar zu akzeptieren. Du tust gut daran, dir das von dir selbst oder deinem Teammitglied schriftlich bestätigen zu lassen. Gehe bei der Zieldefinition einfach von Anspruchsvoll als untere Grenze aus und erhöhe die Vorgaben so lange bis du das Ziel nicht mehr für machbar hältst. Dann gehe einen Schritt zurück und du hast dein maximal erreichbares Ziel.

„Ich will in 4 Wochen einen Marathon in unter 3 Stunden laufen“ mag auf jeden Fall sehr anspruchsvoll sein, ist aber wohl kaum realistisch, falls du nicht schon voll im Training stehst. Hingegen kann es durchaus realistisch sein, sich dieses Ziel in 12 Monaten zu setzten.

Terminiert: Das Ziel muss ein vorgegebenes Enddatum haben. Wenn du diesen Punkt vergisst, dann gibt es 2 Risiken.

1.) Niemand tut etwas, denn es ist ja noch ewig Zeit. Logisch, denn es gibt ja kein Enddatum.

2.) Du begibst dich in eine endlose Zeitschleife. Das Ziel ist eigentlich nicht mehr zu erreichen, aber niemand gibt das zu, denn die Zeit ist ja noch nicht abgelaufen. Und überhaupt bedeutet das Ziel und das Projekt niemandem mehr etwas. Sozusagen ein Schrecken ohne Ende. Da ist mir ein Ende mit Schrecken doch viel lieber.

Ein konkretes Enddatum zu haben, kann hingegen sehr motivierend wirken. Ein Team ,das weiß, dass es noch 4 Wochen sind bis zum Termin, wird viel eher bereit sein alles zu geben, als wenn die Forderung „Gib alles“ ohne konkreten Termin daherkommt.

Noch einmal zusammenfassend: Eine SMARTe Zielsetzung ist

Spezifisch
Messbar
Anspruchsvoll
Realistisch
Terminiert

Jetzt bist du dran!

• Schreibe mir im Kommentar, wie du an Projektiks’ Stelle reagiert hättest. Ich bin gespannt auf deine Lösung.
• Beobachte dich selbst im privaten und beruflichen Bereich. Setzt du deine Ziele SMART? Und wenn nicht, wie ist es gelaufen? War es ein Erfolg oder ist es irgendwie im Sande verlaufen?
• Trainiere die SMARTe Zielsetzung am besten täglich bei allem was du dir vornimmst, bis dir diese Art der Zielsetzung in Fleisch und Blut übergegangen ist. Dann wird es dir auch bei großen und wichtigen Zielen leicht fallen, sie entsprechend zu formulieren. Der Erfolg wird dir Recht geben.

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